Zelfs met telefoons en internet is het soms nog steeds nodig om een ouderwetse brief voor zakelijke doeleinden te verzenden. Het bijwerken van uw bedrijfsaccountrecords met een brief is effectief, omdat brieven minder snel worden vergeten (zoals telefoontjes) en minder snel worden genegeerd (zoals e-mails). Ze bieden ook een handig papieren spoor. Als u uw records met een brief wilt bijwerken, volgt u enkele tips om ervoor te zorgen dat u al uw basissen bestrijkt.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Printer
-
Papier
-
Copier
-
Envelop
-
postzegel
Beantwoord de brief aan de juiste afdeling om ervoor te zorgen dat de juiste persoon uw bijgewerkte informatie ontvangt. Als u bijvoorbeeld uw chequeboek of bankpasnummer wijzigt, adresseert u uw brief aan de afdeling crediteurenadministratie. Als u uw adres wijzigt, adresseert u uw brief naar 'klantrecords'. Als u niet zeker weet welke afdeling uw aanvraag moet behandelen, belt u het bedrijf en vraagt u voordat u uw brief adresseert of zoekt u de informatie op de website van het bedrijf.
Neem de datum bovenaan de brief op, zowel voor de administratie van het bedrijf als voor uw eigen persoonlijke gegevens. Als u bijvoorbeeld vraagt dat uw services worden geannuleerd of verkleind vanaf een bepaalde datum en het bedrijf uw verzoek niet tijdig verwerkt, hebt u redenen voor niet-betaling omdat u een kopie van uw gedateerde aanvraag hebt.
Vermeld uw accountnummer. Hierdoor kan de persoon die uw verzoek verwerkt uw account vinden en sneller aan uw verzoek voldoen.
Voeg uw oude informatie toe. Als u bijvoorbeeld uw telefoonnummer verplaatst of wijzigt, vermeldt u in de brief 'dit was mijn oude adres' of 'dit was mijn oude telefoonnummer'. Het bedrijf heeft deze informatie mogelijk nodig om uw account te openen om uw gegevens bij te werken.
Voeg uw nieuwe informatie toe. Staat in de brief, "dit is mijn nieuwe adres" of "dit is mijn nieuwe telefoonnummer". U kunt uw bijgewerkte informatie vetgedrukt of een groter lettertype geven, zodat de persoon die uw aanvraag verwerkt gemakkelijk de informatie kan vinden.
Verzoek retour correspondentie. Vraag of u een brief krijgt waarin u wordt geïnformeerd dat uw gegevens zijn bijgewerkt. Wanneer u uw bevestigingsbrief ontvangt, bewaart u deze op een veilige plaats voor uw administratie.
Maak een kopie van de brief voordat je hem verzendt, voor het geval je hem opnieuw moet versturen of ernaar moet verwijzen op een later tijdstip.
