De meeste managers hebben op een gegeven moment met uitdagende werknemers te maken. Deze werknemers missen mogelijk de vaardigheden die nodig zijn om hun werk uit te voeren, ze kunnen het beleid van het bedrijf negeren of ze kunnen een handeling tegen het bedrijf ondernemen. In ieder geval moet de manager die medewerker van het bedrijf beëindigen. Als onderdeel van het ontslagproces moet de manager een ontslagbrief schrijven aan de werknemer. De brief bevat schriftelijke documentatie over de beëindiging en de toon moet professioneel en hoffelijk blijven.
Maak eerst kennis met de medewerker. De werknemer zou niet verrast moeten zijn om de opzeggingsbrief te ontvangen. Bovendien hadden lopende prestatiebeoordelingen de werknemer al moeten waarschuwen voor werkgebieden waar hij niet op het vereiste niveau kon presteren. Leg uit dat de werknemer na herhaalde pogingen om het probleem aan te pakken niet aan de functievereisten heeft voldaan. Stel dat het bedrijf als gevolg daarvan de relatie met de werknemer moet beëindigen.
Schrijf de eerste versie van de beëindigingsbrief. Begin met briefhoofdpapier van het bedrijf en gebruik een standaardbrief voor bedrijven. Neem de datum en de naam en het adres van de medewerker op in de buurt van de bovenkant van de pagina. Schrijf de reden voor de brief op - het feit dat het bedrijf de werknemer beëindigt - in de eerste alinea. Leg in de tweede alinea de reden voor de beëindiging uit.
Vermeld de rechten van de werknemer. Vermeld in de derde alinea informatie over acties die de werknemer kan ondernemen om tegen de beslissing in beroep te gaan. Als de werknemer bijvoorbeeld lid is van een vakbond, neem dan contact op met de contactpersoon van de vakbond.
Herzie de brief voor feitelijke nauwkeurigheid en professionaliteit. Vergelijk elke verklaring met betrekking tot de reden van beëindiging met de personeelsdossiers van de werknemer. Controleer de datums en bevindingen van elke vergadering van de prestatievaluatie. Lees de brief hardop. Markeer zinnen die hard of veroordelend klinken en herschrijf deze delen van de brief.
Raadpleeg een wettelijke vertegenwoordiger. Vraag de advocaat van uw bedrijf om het te controleren voordat u de brief verzendt. Zo'n document zou kunnen bestaan uit legale munitie die de werknemer tegen het bedrijf zou kunnen gebruiken. Een juridisch expert kan eventuele verklaringen identificeren die een aansprakelijkheid kunnen vormen tegen het bedrijf.
Tips
-
Blijf rustig en neem een vertegenwoordiger voor personeelszaken op in het kader van het beëindigingsproces. Afgesloten werknemers reageren op verschillende manieren. Sommigen reageren met tranen, terwijl anderen agressief worden. Personeelsmedewerkers aanwezig hebben, zorgen ervoor dat u de medewerker op de juiste manier behandelt en tegelijkertijd een verenigd front voor het bedrijf biedt.
