Communityballiga's vragen vaak lokale bedrijven om donaties om de kosten van de sportteams te dekken. De meest voorkomende manier waarop een competitie om donaties vraagt, is door een brief met een schenkingsaanvraag te schrijven. Deze brief legt het doel van de donatie uit en waarvoor het geld zal worden gebruikt. Bij het schrijven van dit type brief, wees beleefd, gebruik een professionele toon en laat de bedrijven weten wat ze zullen ontvangen in ruil voor de donatie.
Adresseer de brief. Schrijf "Geachte" gevolgd door de naam van het bedrijf of om de brief algemener te maken, adres het "Beste lokale bedrijven."
Stel jezelf voor. Donaties worden meestal geschreven door een persoon in het competitiecomité. Deze commissie neemt beslissingen over hoeveel donaties nodig zijn en hoe de donaties zullen worden gebruikt. Vertel de lezers uw naam en positie en vermeld het type en de naam van de competitie.
Geef details over de organisatie. Leg de lezer uit wat uw organisatie doet, hoe deze de gemeenschap en kinderen ten goede komt en wat u probeert te bereiken.
Vraag om een gift. Normaal gesproken vragen veel competities om donaties in verschillende bedragen, dus noteer de donatiebedragen die u aanbiedt. Honkbalcompetities bieden vaak reclame aan sponsors, zoals het opnemen van bedrijfsnamen in de truien van de speler. Liga's bieden ook reclame via programma's en in lokale kranten.
Sluit de brief door het bedrijf te bedanken. Laat de lezer weten dat u dankbaar bent dat het bedrijf de tijd zal nemen om te overwegen om te doneren aan de competitie. Neem desgewenst manieren op waarmee het bedrijf contact met u kan opnemen en laat de lezer weten dat u binnen een bepaalde periode contact met hem opneemt met een follow-upgesprek. Onderteken de brief "Oprecht" gevolgd door uw naam en titel.
Voeg onderaan een afgesneden teruggavebon toe. Zet onder de letter een formulier dat het bedrijf kan invullen en naar u terug kan sturen. Neem de aangeboden bedragen en de prijzen op. De bedrijven vullen vervolgens de slip in en sturen deze terug naar het opgegeven adres.
