Credit holds zijn vaak nodig als klanten niet betalen zoals afgesproken. Het inhouden voorkomt dat de klant extra goederen of diensten koopt totdat u de betaling ontvangt. De brief vereist echter een zorgvuldige afweging, zodat het doel van het verzamelen op het account wordt bereikt terwijl de klant als klant wordt gehouden. Het is mogelijk dat sommige klanten die van streek zijn door een rekening voor het houden van een rekening, hun bedrijf elders kunnen brengen. Daarom zijn andere verzamelmogelijkheden belangrijk voordat de brief als laatste redmiddel wordt verzonden.
Controleer de betalingsgeschiedenis van het account. Bevestig dat de klant verschillende betalingsherinneringen per post en per telefoon heeft ontvangen.
Schrijf de brief op een begrijpelijke maar krachtige toon, terwijl je blijk geeft van waardering voor de klant terwijl je erop staat te betalen. Bedank in de eerste alinea de klant voor het ondersteunen van uw bedrijf en erken dat moeilijke economische tijden of andere redenen ertoe kunnen leiden dat een klant achterloopt op een account.
Kondig de kredietwaardigheid aan met de eerste zin in de tweede alinea, zodat deze alleen staat voor nadruk. Schrijf dat: "Ik betreur echter dat we uw krediet onmiddellijk moeten opschorten wegens niet-betaling." Of gebruik een andere formulering met dezelfde boodschap.
Geef het verschuldigde saldo in de derde alinea weer en vertel precies wat er moet gebeuren om de kredietwaardigheid op te heffen. Geef een betalingsdatum op en vertel de klant dat een incasso aan een incassobureau mogelijk is.
Beëindig de brief door nogmaals de klant te bedanken voor zijn loyaliteit. Plaats uw directe telefoonnummer in de brief en nodig de klant uit om te bellen om betalingsregelingen te bespreken.
