Als je je een wagen voorstelt die vol zit met dollars, heb je gelijk - dat is letterlijk contant onderweg. Detailhandels, casino's en bedrijven die veel contant geld ontvangen, gebruiken vaak gepantserde auto's om contant geld op te halen en veilig naar de bank te transporteren. Voor de meeste bedrijven betekent 'contant onderweg' echter iets veel gewoner. Het is gewoon een manier om geld te verwerken dat je hebt ontvangen en geregistreerd, maar dat nog niet door de bank is verwerkt.
Tips
-
Contant onderweg is contant geld en cheques die u hebt ontvangen en geregistreerd op uw winst-en-verliesrekening, maar het is nog niet op het bankafschrift verschenen vanwege tijdsverschillen.
Wat is Cash In Transit?
Wanneer het geld punt A heeft verlaten maar nog niet is aangekomen bij punt B, is dat geld in doorvoer. Het is gemakkelijk om contant geld in doorvoer als fysiek contant geld te presenteren, bijvoorbeeld wanneer u geld opneemt uit uw kasregisters en het naar de bank brengt. In werkelijkheid gebeurt het merendeel van de geldtransacties ineens achter de schermen, zoals een cheque die in het ongewisse is terwijl de bank deze vereffent.
Op boekhoudkundig gebied is contant onderweg een artikel dat u opneemt op uw resultatenrekening en nog niet op uw bankafschrift staat. U hebt bijvoorbeeld mogelijk een klantbetaling geregistreerd, maar de cheque wordt nog steeds gewist bij de bank, of u hebt misschien een cheque voor kantoorkosten geschreven, maar de ontvanger heeft deze nog niet verzilverd. Aangezien het kassaldo dat op de balans wordt gerapporteerd alle al het geld vertegenwoordigt dat voor uw bedrijf beschikbaar is, zou het misleidend zijn om geld op te nemen dat de bank nog niet heeft verwerkt. Contant onderweg is een manier om het kassaldo aan te passen voor het ontvangen of betaalde cheques die nog niet zijn goedgekeurd.
Voorbeeld van Cash in Transit
Om contant geld in transit te illustreren, stel je voor dat je een parkeerplaats beheert met parkeermeters. Aan het einde van elke dag ontgrendelt een werknemer de meters en verwijdert al het geld binnenin. Het geld gaat naar het accountteam die het geld tellen en opnemen in de resultatenrekening, waarna ze het inpakken en in een voertuig laden. Het voertuig rijdt het geld naar de bank, waar het geld wordt gestort op de zakelijke bankrekening. Tijdens de reis van een half uur is het geld contant onderweg.
Wat vervolgens gebeurt, is dat de bank de aanbetaling van de ene dag op de andere verwerkt. Alle aanbetalingen die door het bedrijf worden gedaan, worden dus pas de volgende werkdag op het bankafschrift vermeld. Wanneer u uw bankafschriften aansluit, krijgen uw kassabon en bankdeposito niet dezelfde transactiedatum. Uw contanten waren veel langer in doorvoer dan de 30 minuten durende reis - het was onderweg vanaf het moment dat u het op uw rekeningen had geregistreerd tot het moment dat het op uw bankafschrift verscheen.
Wat is een aanbetaling bij doorvoer?
Een aanbetaling tijdens doorvoer is een variatie op hetzelfde thema. Het beschrijft geld dat u van klanten hebt ontvangen in de vorm van contant geld of cheques en dat is vastgelegd in het financiële boekstuk - wat u op dezelfde dag moet doen als u het geld ontvangt - maar de aanbetaling is nog niet op het bankafschrift van het bedrijf te zien. Hier is een voorbeeld: stel dat u op 30 december een cheque van $ 10.000 ontvangt van een klant. U neemt de cheque op in uw rekeningenboek en stort die dezelfde dag nog in de bank. Het verwerken van de cheque duurt echter enkele dagen. Het staat niet op uw bankafschrift tot 2 januari. Totdat de cheque wordt bijgeschreven, hebt u niet het geld. Het is dit verschil in timing dat een storting tijdens het transport creëert.
Hoe houdt u rekening met geld in transit?
Meestal maakt het niet uit of de bank een dag of twee de tijd neemt om uw storting te verwerken. Als u het geld of de cheque stort op 5 juni, zeg of 22 september, wordt de aanbetaling ruim op tijd op uw bankafschrift weergegeven om aan het eind van de maand te worden afgestemd. Maar wat als de vertraging u naar een nieuwe boekhoudperiode leidt? Nu hebt u een beetje een raadsel: als u de factuur als betaald in december opneemt, wordt uw bankafschrift in december niet met elkaar in overeenstemming gebracht, maar als u het in januari opneemt, weerspiegelt uw rapportage in december niet de factuurbetaling en accounts zullen uw debiteurensaldo onderschatten. Wat te doen?
In de boekhoudpraktijk worden deze problemen opgelost door gebruik te maken van een "contante in transit" - of "aanbetaalde in transit" -rekening. Dit is eenvoudig, omdat u alleen een vasthoudaccount aanmaakt, zoals een 'nep'-bankrekening, waar u al uw geld opneemt dat tussen twee locaties reist. U kunt dit account bellen naar alles wat u wilt, zoals 'geld in transit' of 'vink het selectievakje uit'.
Wanneer u nu de cheque van $ 10.000 van de klant ontvangt, zou u een bankrekening op 30 december op de gebruikelijke manier crediteren, en vervolgens het contante bedrag op transit-rekening debiteren voor hetzelfde bedrag van $ 10.000. Wanneer de cheque wordt gewist, registreert u een overschrijving van contant geld op doorreis naar uw bankrekening. Hiermee wordt de cash-in-transit-transactie geannuleerd.
Waarom gebruiken bedrijven contant geld op een doorgangsaccount?
Niets veroorzaakt meer hoofdpijn dan een verzoening in de bank, vooral als het niet meteen duidelijk is wat er mis is gegaan. Ervoor zorgen dat alle contanten en stortingen onderweg in een afzonderlijk grootboek zijn geregistreerd, kunnen veel problemen voorkomen, omdat u altijd een nauwkeurig overzicht hebt van hoeveel geld u heeft ontvangen, en hoeveel geld u in geclearde fondsen heeft die u kunt gebruiken. Wanneer u nu de bankafstemming aan het eind van het jaar uitvoert, heeft u een duidelijk overzicht van de $ 10.000 die niet op het bankafschrift op 31 december staat omdat de bank de cheque niet had verwerkt vóór die datum, ook al had het bedrijf registreerde het ontvangstbewijs in zijn kasboek op de datum van storting.
Maakt het een verschil als u een banklockbox gebruikt voor klantontvangsten?
Als u een bankbediend lockbox-systeem gebruikt, gaan factuurbetalingen van klanten rechtstreeks naar een speciaal postadres dat door de bank wordt beheerd in plaats van naar het bedrijf te gaan. Wat dit betekent is, er zijn geen cheques om te storten. De bank haalt de inkomende cheques op, verwerkt deze en stort de bedragen rechtstreeks op de bankrekening van het bedrijf. Vervolgens wordt een overmakingsdocument gepost op een beveiligde website waartoe het accountingteam toegang heeft om de debiteuren van het bedrijf te updaten.
Wanneer u een lockbox gebruikt, is er geen betaling onderweg. Dat komt omdat de bank zijn gegevens bijwerkt op hetzelfde moment als, of net voor, het verzenden van uw overboekingsadvies. Als uw accountingteam een beetje traag is in het opnemen van de te ontvangen bedragen, kan er zelfs sprake zijn van reverse cash onderweg, waarbij de bank de gegevens bijwerkt voordat het bedrijf het doet.
