Als verzekeringsagent moet je bepaalde claims weigeren. Wanneer u een claim weigert, moet u de klant een brief sturen met daarin uw reden voor het weigeren van de claim. Dit kan lastig zijn, maar het is een deel van je werk. Houd uw brief professioneel en beknopt om de interactie zo rechtlijnig mogelijk te maken voor u en de klant.
Tips
-
Zorg ervoor dat u specifieke details over de weigering opneemt, of dat de klant de verzekeringsaanbieder kan dagvaarden voor schadevergoeding door middel van een claim wegens kwade trouw.
Wat zijn enkele redenen om de claim van een klant te weigeren?
Enkele veel voorkomende redenen om verzekeringsclaims te weigeren zijn:
- De schade wordt niet gedekt door het beleid van de klant.
- De klant heeft haar verzekeringspremies niet betaald.
- Er is niet genoeg bewijs om de claim te ondersteunen.
- De claim werd niet op tijd ingediend.
- De klant gaf onjuiste informatie.
Deze lijst is niet uitputtend en er kunnen andere redenen zijn om de claim te weigeren. Het belangrijke punt is om die redenen duidelijk te vermelden. Als de klant niet tevreden is met de redenen die u verstrekt, heeft hij mogelijk het recht om te klagen.
Wat moet in uw claim-ontkenningsbrief staan?
Je ontkenningsbrief moet het volgende bevatten:
- Uw naam, functie en bedrijf.
- De datum waarop de claim werd ingediend.
- De datum van je ontkenning.
- De reden voor de ontkenning.
- Het polisnummer van de klant.
- Het claimnummer.
Raadpleeg de stijlgids van uw bedrijf en sjablonen voor ontkenningsbrieven in uw branche om te zien of er aanvullende informatie is die u in uw brief moet opnemen. U moet misschien bijvoorbeeld verwijzen naar de autoverzekeringswet van uw staat als u in een van de staten woont waar slachtoffers van auto-ongelukken een claim moeten indienen tegen letselschade (PIP).
Hoe formatteer je een ontkenningsbrief?
Uw claim-ontkenningsbrief moet worden opgemaakt zoals elke andere zakelijke communicatie. Hier volgt een voorbeeldsjabloon:
Uw bedrijf Jouw telefoon nummer jouw e-mailadres
De naam en contactgegevens van de klant, op dezelfde manier geformatteerd als waarop u uw naam en contactgegevens hierboven opmaakte.
RE: claim ontkenning DATUM: de kalenderdatum van uw brief
Geachte (naam van de klant)
Hoofdtext van brief
Oprecht,
Uw naam
Vermeld hier het aantal bijlagen tussen haakjes.
Hoe schrijf je het lichaam van de brief?
Vermeld in de eerste alinea dat de brief beantwoordt aan de claim van de klant. Noem het claimnummer en het polisnummer van de klant, evenals de datum waarop de claim werd ingediend. Geef een kort overzicht van de aard van de claim. Beschrijf in de tweede alinea de stappen van het onderzoek van uw bedrijf naar de claim. In de volgende paragraaf, beleefd maar duidelijk stellen dat het bedrijf de claim van de cliënt ontkent op basis van zijn bevindingen door het onderzoek.
Uw afsluitende paragraaf moet instructies bevatten voor de cliënt om contact met u op te nemen als hij vragen of aanvullende opmerkingen over de claim of de weigering heeft. Bedank de klant voor de claim en zijn bedrijf. Stel dat u deze specifieke claim moet weigeren, maar in de toekomst hoopt u uw professionele relatie met de klant voort te zetten. Als je bijlagen hebt, noteer ze dan hier.
