Werkgevers moeten vaak moeilijke beslissingen nemen als een medewerker een vrije tijd aanvraagt. Soms zijn de datums waarop de medewerker heeft aangevraagd al in gebruik door een andere werknemer of heeft de werknemer zijn verlof al gebruikt. In gevallen als deze heb je vaak geen andere keuze dan het verzoek te weigeren. De manier waarop u de medewerker op de hoogte brengt van uw beslissing is van cruciaal belang, omdat de werknemer waarschijnlijk teleurgesteld of gefrustreerd zal zijn over de weigering. Je brief moet kort zijn maar moet nog een tactvolle uitleg bevatten.
Schrijf de naam van de werknemer en, indien van toepassing, het personeelsnummer aan de linkerkant van de pagina. Zet de datum onder de naam.
Vertel de werknemer dat je haar verzoek om vrije tijd in de eerste zin hebt geweigerd. Geef een korte uitleg over waarom je de tijd niet kunt vrijmaken, zoals een tekort aan personeel hebben of een belangrijke vergadering of deadline hebben in die tijd. Wees eerlijk in je redenering, zodat de werknemer zich niet verlamd voelt door de ontkenning.
Geef een datum, of data, meer geschikt voor de werknemer om op te stijgen als je kunt. Als dat niet het geval is, geeft u gewoon aan dat het u spijt.
Typ je naam en positie onderaan de pagina. Onderteken het en geef het aan de werknemer.
