Het schrijven van een brief om een formele uitnodiging te weigeren kan lastig zijn. Het is noodzakelijk om te reageren, zodat de persoon of het bedrijf dat je uitnodigt, weet dat ze je niet moeten verwachten. De uitdaging zit hem in het schrijven van de brief zodat deze niet beledigt of de andere partij laat denken dat je gewoon probeert weg te komen om naar hun evenement te komen. Zorgvuldige bewoordingen en een scherp oog voor detail zorgen ervoor dat de ontvanger de boodschap ontvangt zoals bedoeld.
Begin je weigeringsbrief met een aanhef. Bepaal hoe u de ontvanger wilt aanspreken. Als dit echt formeel is en je hebt geen dagelijkse relatie met de persoon, adresseer hem dan als een "meneer" of "Mevr." Gebruik de voornaam alleen in een formele brief als u zeker weet dat dit acceptabel is.
Wees eerlijk. Verzin geen extravagante verhalen waarin je verklaart waarom je niet aanwezig kunt zijn. Vertel de waarheid op de meest beknopte manier mogelijk. Leg in een of twee zinnen uit waarom u niet aanwezig zult zijn. Gebruik woorden als "met spijt" of "helaas" om aan te geven dat u wilt dat de situatie anders zou kunnen zijn.
Druk uw waardering voor de uitnodiging uit. Bedank de ontvanger omdat hij aan jou heeft gedacht. Dit zorgt ervoor dat u niet permanent van de lijst wordt verwijderd voor toekomstige evenementen.
Sluit uw brief door de beste wensen kenbaar te maken aan de ontvanger. Laat hem weten dat je hoopt dat zijn evenement goed gaat.
Sluit de brief met een "oprecht" of bedank de ontvanger nogmaals. Onderteken uw naam met een pen. Dit laat zien dat u persoonlijk de tijd op de brief hebt genomen. Een afgedrukte naam is te generiek en kan de gastheer doen denken dat je het te druk hebt om de tijd te nemen om goed te reageren op zijn uitnodiging.
Lees de brief hardop. Zorg ervoor dat het de toon heeft die u wilt uiten. Breng wijzigingen aan en verzend vervolgens de brief.
Waarschuwing
Eerlijkheid is het beste beleid bij het weigeren van een uitnodiging. Je wilt niet worden betrapt op een leugen die een goede zakelijke relatie zou kunnen verbreken.
