Tegenwoordig hebben veel bedrijven en overheidsinstellingen de onkostenrekening vervangen door vergoedingsplannen. Dit terugbetalingsplan voorkomt dat werknemers om bedrijfsredenen bedrijfs- of rijkskostenrekeningen gebruiken voor andere redenen dan goedgekeurde uitgaven. Het kan echter moeilijk zijn om de items op de kassabonnen bij te houden; soms worden persoonlijke uitgaven vermengd met zakelijke uitgaven en bent u verantwoordelijk voor het melden van het probleem en accepteert u alleen de vergoeding die u verschuldigd bent voor officiële zaken. Wanneer dit gebeurt, wordt u gevraagd een brief te schrijven om de ontvangstbewijzen uit te leggen en om te verduidelijken welke uitgaven moeten worden vergoed.
Begin de brief door de datum in te voeren. Sla een regel over en typ de naam en titel van de contactpersoon, de bedrijfsnaam en het bedrijfsadres op afzonderlijke regels. Sla nog een regelvak over en typ "Geachte mevrouw / heer. (Achternaam)" gevolgd door een dubbele punt.
Identificeer jezelf en leg het doel van je brief meteen uit. Bijvoorbeeld: "Mijn naam is Jill Harrison van de boekhoudafdeling, en ik schrijf om mijn inkomsten te verklaren uit mijn recente bedrijfsgerelateerde reis naar Akron om te verduidelijken voor welke items ik moet worden terugbetaald en welke persoonlijke uitgaven ik niet nodig heb vergoeding."
Geef een overzicht van de uitgaven die moeten worden vergoed op een genummerde lijst en verwijs naar de juiste ontvangst en de datum van ontvangst om de persoon die de terugbetaling behandelt te helpen. Als uw organisatie op dagbasis werkt en u slechts een bepaald bedrag in dollars krijgt voor eten, onderdak of andere items per dag, moet u de uitgaven per dag berekenen zodat de verwerker kan zien of u onder het dagelijkse bedrag bent gebleven.
Maak een lijst van de uitgaven die op de bonnen stonden die uw persoonlijke uitgaven zijn. U hoeft niet uit te leggen wat deze zijn, stel gewoon dat het uw persoonlijke lading is. Geef ook een totaal van deze uitgaven. Uw bedrijf of organisatie kan u ook vragen om de relevante belastingverminderingen met betrekking tot deze persoonlijke artikelen van het terugbetalingsbedrag te verwijderen.
Geef de totalen op aan het einde van waarvoor u moet worden terugbetaald, samen met het totaal waarvoor u de vergoeding weigert. Deze twee cijfers moeten gelijk zijn aan het totale dollarbedrag op de ontvangsten. Geef het dollarbedrag op waarvoor u terugbetaling vraagt en het dollarbedrag waarvoor u vergoeding weigert; vaak vereisen organisaties dat u deze verklaringen om juridische redenen in duidelijke taal plaatst.
Bedank de processor voor zijn of haar tijd en excuseer u voor het ongemak dat u de bonnen moet sorteren. Geef uw werktelefoonnummer en e-mailadres op als hij of zij vragen heeft over de kosten van de bonnen.
Sluit de letter door 'Oprecht' in te voeren en sla drie regelafstanden over. Typ je volledige naam en titel. Druk de brief af op briefpapier van het bedrijf en teken uw naam boven de getypte naam. Maak een kopie van zowel de brief als de bonnen en bewaar deze voor uw administratie. Mail de brief naar de contactpersoon die de vergoeding zal verwerken.
