Het schrijven van een gedetailleerd projectbeheerplan of proces omvat het documenteren van de stappen en taken die nodig zijn om een product of dienst te creëren. Uw actieplan moet het volledige project met alle fasen beschrijven, beginnend met initiatie en continuering door monitoring, uitvoering, controle en afsluiting, beveelt het Project Management Institute aan. Voeg een overzicht en details toe over de scope, planning, kosten en kwaliteit. U moet ook een lijst maken van de leden van het projectteam, de communicatiestrategie, risico's, aankoopprocessen en technieken voor het beheren van wijzigingen.
Een sjabloon gebruiken
Hoewel u uw eigen indeling kunt maken, is het vaak gemakkelijker om met een bestaand ontwerp te beginnen. Download een sjabloon van een website zoals Microsoft Office, PM Docs of PM Links. Het gebruik van een sjabloon zorgt ervoor dat u alle vereiste onderwerpen behandelt en de consistentie met elk project behoudt. Bovendien herinnert een sjabloon u eraan om de mensen te identificeren die uw plan goedkeuren, middelen toewijzen en middelen ter beschikking stellen.
De overzichtsverklaring wordt gebruikt om de situatie te beschrijven. Vermeld bijvoorbeeld de bedrijfsomstandigheden die de noodzaak voor het project hebben veroorzaakt. Dit kan onder meer feedback van klanten, plannen van concurrenten of vereisten van beleggers zijn. Maak secties voor het bereik, het schema en het budget. Deze secties bevatten informatie over het product of de service die u wilt maken, projectmijlpalen, hoeveel mensen u nodig heeft om aan het project te werken en de budgetbeperkingen. Maak een sectie waarin uw kwaliteitsmanagementproces wordt beschreven en bevat een strategie voor kwaliteitsborging en initiatieven voor kwaliteitscontrole. Door het proces te documenteren dat u wilt volgen, vertelt u alle teamleden wat ze moeten doen om de doelen en doelstellingen van het project te bereiken.
Details
Lijst van projectteamleden, hun rollen en verantwoordelijkheden, en tijdverbintenissen in ondersteunende secties. Beschrijf daarnaast de communicatiestrategie die zal worden gevolgd, zoals het invullen van wekelijkse statusrapporten en het uitvoeren van maandelijkse vergaderingen. U kunt bijvoorbeeld een tabel opnemen die aangeeft waaraan u wilt dat elk teamlid werkt. Neem de taak op in de eerste kolom en documenteer de status in de tweede kolom, zoals niet gestart, aan de gang, voltooid of vertraagd. Voeg ruimte toe voor een extra opmerking in een derde kolom.
Werkwijze
Beschrijf tenslotte plannen om mogelijke risico's aan te pakken, zoals leveranciersvertragingen of aanvullende vereisten van belanghebbenden. Definieer aankoopprocessen en lijsttechnieken voor het beheren van wijzigingen, inclusief wie de aanpassingen in het plan mag goedkeuren.
Goedkeuring
Zodra uw plan is voltooid, bekijkt u de details met het projectteam. Neem hun feedback op voordat u deze ter goedkeuring aan uw belanghebbenden doorgeeft. Nadat het plan is goedgekeurd, begin je je een weg door de stappen te werken. Houd teamleden op de hoogte van de voortgang, volgens de procedure in uw communicatiestrategie. Naarmate het werk vordert, evalueer je je inspanningen, zodat je de technieken die je leert in je volgende project kunt opnemen.
