Resoluties zijn formele documenten die worden gebruikt voor het stollen en documenteren van stemmen over een besluit van bestuursleden van een overheidsorganisatie zonder winstoogmerk of overheidsinstantie. De beslissingen hebben normaal gesproken betrekking op financiële aangelegenheden, de uitvoering van het beleid of de goedkeuring, goedkeuring of goedkeuring van acties die worden ondernomen door de non-profit of overheidsinstantie.
Formatteer een resolutie door de datum van de resolutie en een resolutie of referentienummer bovenaan het resolutieformulier te plaatsen. Als het de eerste resolutie is waarop gestemd wordt, kan het nummer 00001 zijn en elke andere resolutie na de eerste zal in volgorde worden genummerd.
De naam van de resolutie moet een titel krijgen door het onderwerp. Een mogelijke titel kan bijvoorbeeld 'Goedkeuring van begroting voor het fiscale jaar' zijn.
De taal van de resolutie moet formeel zijn, te beginnen met de eerste zin die verwijst naar de verantwoordelijkheid van het bestuur. Een voorbeeld is: "Overwegende dat het de verantwoordelijkheid van de raad is om alle begrotingen van de XYZ non-profit organisatie goed te keuren."
De volgende zin of volgend deel van de resolutie moet feiten documenteren of redeneren waarom de actie wordt ondernomen. Bijvoorbeeld: "Overwegende dat het financiële personeel van de XYZ-organisatie zonder winstoogmerk het budget heeft ontwikkeld op basis van de projecten, uitgaven en operationele kosten voor de XYZ-organisatie, en overwegende dat de accountant van XYZ alle financiële overzichten van het vorige fiscale jaar heeft gecontroleerd en herzien; en overwegende dat het huidige budget bestaat uit geprojecteerde cijfers op basis van eerdere uitgaven en verwachte uitgaven en jaarrekeningen."
De laatste verklaring over de resolutie bestaat uit de actie waarover gestemd wordt, zoals: "Nu is het dan ook besloten om het XYZ-budget voor het fiscale jaar goed te keuren, goed te keuren en goed te keuren." Het volgende deel van de resolutie somt de namen op van de bestuursleden die stemmen over de resolutie en een spatie, samen met hun goedkeuring of afkeuring. De resolutie wordt goedgekeurd als de meerderheid van de bestuursleden "ja" stemt en de resolutie niet wordt goedgekeurd als de meerderheid van de bestuursleden "nee" stemt. Een handtekening van de voorzitter van de raad van bestuur moet op het document worden geplaatst, samen met de stemopname.
