Effectieve communicatie en informatie-uitwisseling zijn beide cruciaal voor het slagen van projecten. Duidelijke communicatie zorgt ervoor dat elk teamlid haar rol en doelstellingen in het project begrijpt. Continue uitwisseling van informatie houdt alle teamleden op de hoogte van de voortgang en belicht eventuele problemen die van invloed kunnen zijn op de voortgang. Nalaten om effectief te communiceren kan leiden tot kostbare vertragingen die van invloed zijn op het succes van het project.
Project Plan
Het projectplan staat centraal in alle projectcommunicaties zoals gerapporteerd door TechRepublic. Het plan laat elk teamlid weten wat het project moet opleveren en wie verantwoordelijk is. Het biedt de belangrijkste datums en projectafhankelijkheden en verbreekt complexe programma's naar kleinere componenten die individuele leden gemakkelijker kunnen begrijpen.
Visie
Communicatie zorgt ervoor dat elk teamlid dezelfde visie op de projectuitkomst deelt. In een 2002-editie van de 'Houston Business Journal' werd beschreven hoe architecten, een bouwbedrijf en ontwikkelaars samenwerkten met managers van klantbedrijven om projectsucces te bereiken via een gemeenschappelijk doel: een bedrijvenpark dat zou voldoen aan de behoeften van zijn gebruikers.
Communicatieplanning
Een groot project omvat veel teamleden en een breed scala aan communicatiekanalen. Om effectieve communicatie en informatie-uitwisseling te garanderen, is het van belang dat de projectmanager het proces van meet af aan plant en beheert, waarbij hij identificeert wie verschillende informatie nodig heeft in verschillende stadia van het project. Het proces loopt continu volgens adviesbureau Project Perfect, die stelt dat projectmanagers het grootste deel van hun tijd besteden aan communicatietaken.
Informatiemanagement
Teamleden hebben snelle toegang tot de nieuwste versies van projectdocumentatie nodig. Door één projectwebsite of -database te maken, kunnen projectmanagers alle informatie centraliseren en teamleden veilige toegang bieden tot belangrijke documenten zoals plannen, schema's, leveranciers, vergaderminuten en voortgangsrapporten.
staat
TechRepublic identificeert statusrapporten als een van de belangrijkste projectcommunicaties. Het delen van statusupdates zorgt ervoor dat alle teamleden op de hoogte zijn van eventuele kritieke problemen of onverwachte wijzigingen die van invloed kunnen zijn op projectplanningen of kosten. Ze kunnen dan de nodige corrigerende maatregelen nemen.
Hulpmiddelen
Communicatietools, zoals e-mail, videoconferenties en teleconferenties, maken het eenvoudig en handig voor projectteamleden om samen te werken en informatie uit te wisselen, zelfs wanneer ze op verschillende locaties werken. Social networking-tools spelen ook een belangrijke rol in projectmanagement. Leden kunnen tools gebruiken, zoals Twitter of Facebook, om korte statusupdates of opmerkingen over belangrijke projectkwesties te posten.
