Een biedingsbevragingsbrief zal u introduceren als de bedenker van het bod en potentiële responders uitnodigen om meer te leren. De brief vat het materiaal en de aanwijzingen samen die nodig zijn om te reageren op uw uitnodiging om te bieden. U vertelt uw lezers wie u bent, wat u zoekt en hoe u vragen van bieders zult beantwoorden. Ze zullen ontdekken hoe u biedingen wilt ontvangen en wat uw tijdlijn is. Terwijl biedingsverzoekbrieven vaak in één oogopslag, tabellarische en memo-formaten aannemen, kunt u een formele brief gebruiken om een samenvatting van uw biedproces te presenteren en de belangrijkste punten ervan te benadrukken.
Nodig lezers uit om biedingsvoorstellen in te dienen die voldoen aan uw bijgevoegde biedingsdocumenten. Uw biedingsdocumenten kunnen een beschrijving bevatten van het evaluatieproces en biedingsinstructies met vermelding van het formaat en de inhoud van het in te dienen materiaal. Ze kunnen ook de bepalingen en voorwaarden bevatten die bieders in een contract mogen verwachten, evenals een gedetailleerde beschrijving of specificaties van de diensten of goederen waar u om vraagt. Geef voor uw lezers een opsommingsteken op van de biedingsdocumenten die u aan uw brief hebt toegevoegd.
Identificeer jezelf als biedadvocaat. Breng uw bedrijf kort in kaart met een overzicht van uw missie, locatie en website. Vermeld ook de naam en contactgegevens van het contactpunt van de lezer voor alle zaken die verband houden met de biedingsverzoek. Dit kan u of iemand anders zijn aan wie u het beheer van het biedproces hebt gedelegeerd.
Beschrijf de onderneming waarvoor u biedingen aanvraagt. Bied deze gegevens aan als de locatie, het budget, de omvang en de omvang van de onderneming. Bespreek hoe het streven past binnen uw grote doelen en doelstellingen.
Presenteer uw planning voor het hele biedproces. Geef uw deadlines en locaties aan voor het ontvangen van intentieverklaringen, vragen en biedingsvoorstellen. Wijs op de datums van geplande geplande evenementen, zoals een pre-bid meeting, openstelling van biedingen en openbare shortlists-, selectie- of prijsbijeenkomsten.
Verwijs de lezer naar uw bijgevoegde biederinstructies voor gedetailleerde aanwijzingen over wat in te dienen en in welk formaat. Benadruk veel aandacht aan de voorgeschreven formaten en vereisten, en vermeld de mogelijkheid van biedingsdiskwalificatie in geval van niet-naleving. Vermeld duidelijk de basis of criteria voor de gunning van het bod en alle andere informatie die u wilt markeren, zoals het aantal benodigde kopieën en hoe biedingen moeten worden verzegeld, verpakt en geëtiketteerd.
Herhaal je uitnodiging om te bieden en bedank de lezer voor zijn interesse. Sluit formeel de brief en onderteken vervolgens uw naam en titel.
Tips
-
Biedingsverzoeken kunnen complex worden. Raadpleeg een advocaat voordat u uw biedingsaanvraagbrief en pakket voltooit. Proeflezen uw brief voor grammatica en spelfouten.
Blokletter uw brief en druk deze af op uw briefhoofd.
