Toen u uw baan accepteerde, besprak de personeelsafdeling of uw leidinggevende uw planning en de kans bestaat dat u akkoord gaat met de uren die zij hebben aangeboden. Op het moment dat u het schema accepteerde, had u waarschijnlijk geen manier om te weten dat uw omstandigheden zouden veranderen of dat u gewoon niet zou kunnen werken op het moment waarop u instemde. Als u voortdurend te laat bent geweest of als uw persoonlijke omstandigheden vereisen dat u op een later tijdstip rapporteert om op een later tijdstip te werken, is het een goed idee om uw leidinggevende schriftelijk om een latere starttijd te vragen. Als u een schriftelijk verzoek indient, wordt een formele melding van uw verzoek gemaakt in het geval dat uw verzoek wordt geweigerd of als uw planning wordt gewijzigd en u bewijs daarvoor nodig hebt.
Gebruik het Formulier Letter-formaat voor de brief met de late toestemming
Omdat dit een formeel verzoek is, stelt u uw schriftelijke aanvraag samen in het juiste zakelijke lettertype. Zakelijke correspondentie is meestal in blokformaat, wat betekent dat de alinea's gelijk zijn met de linkermarge; geen alinea's inspringen. De datum van uw brief, naam en adres van de geadresseerde, onderwerpregel, hoofdtekst en slotbegroeting liggen ook gelijk met de linkermarge. Uw onderwerpregel moet uw naam, functie en werknemersnummer bevatten als deze verschilt van uw sofinummer. Neem om veiligheidsredenen uw sociale zekerheid niet op in een brief die mogelijk op het bureau van iemand terechtkomt die dit niet hoeft te weten. Gebruik bovendien wit of gebroken wit papier voor uw brief, een lettertype zoals Times New Roman of Calibri en teken uw naam in inkt voordat u uw leidinggevende en de afdeling personeelszaken hun kopieën geeft.
Als uw kantoor grotendeels papierloos is en per e-mail wordt gecommuniceerd, kunt u in plaats daarvan een late e-mail opstellen. Houd de taal formeel, of bereid uw verzoek voor als een brief en voeg het toe aan een e-mail.
Geef direct uw aanvraag op
In plaats van dat de lezer de hele brief moet scannen voordat ze uw daadwerkelijke verzoek ontvangt, vermeldt u het verzoek in de eerste alinea van uw brief. U kunt bijvoorbeeld schrijven: "Ik ben op 14 juni 2013 begonnen aan de inkoopafdeling als agent op instapniveau en op 14 juni 2018 werd ik gepromoveerd tot Senior Purchase Agent. Mijn huidige werkschema is vanaf 8 uur 's ochtends. tot 17.00 uur, van maandag tot en met vrijdag Het doel van deze brief is om een roosterwijziging aan te vragen zodat mijn uren van 9.00 uur tot 18.00 uur worden."
Wees niet laat
Kadreer uw verzoek op een positieve toon en vermijd het gebruik van het woord 'te laat'. Als u een permanente schemawijziging aanvraagt, vraagt u om verschillende uren, niet om toestemming om elke dag te laat te zijn. En u vraagt niet dat uw leidinggevende uw werktijden verkort door de tijd dat u te laat bent om te werken. Als uw verzoek om een eindige periode gaat, geeft u dat aan door te verklaren: "Het doel van deze brief is om een roosterwijziging aan te vragen, zodat mijn uren tussen 1 april en 30 april insert year tussen 9 uur en 18 uur worden."
Geef een eerlijke reden
Hoewel het ook een goede gewoonte is om eerlijk te zijn tegen je werkgever, als je binnen een uur later wilt komen omdat je geen ochtendmens bent en je het gewoon niet op tijd kunt redden, zou je dat alsnog willen heroverwegen een redelijke basis voor uw verzoek. Maar als je reden is dat je persoonlijke of familieverplichtingen hebt die beter kunnen worden gedaan als je extra tijd hebt om aan het werk te gaan, geef dat dan aan. Je hoeft niet te persoonlijk te zijn; bijvoorbeeld, het oppakken van uw kind uit de opvang of carpoolen met uw echtgenoot, lijkt een redelijke basis voor het verzoek. U bent echter de rechter, op basis van wat uw relatie is met uw leidinggevende of manager, en of zij daadwerkelijk de specifieke reden moeten kennen waarom u een verandering in de planning wenst.
Maak het de werkgevers tijd waard
Als uw verzoek is omdat u voortdurend te laat bent geweest en u gelooft dat het binnen een uur later dan uw normale schema komt, kunt u aangeven dat u op tijd moet werken, moet u openhartig zijn over uw uitdagingen als u op tijd aan het werk bent. Stel voor dat je aanwezigheid aanzienlijk zou kunnen verbeteren als je een ander schema had. Dit is een manier om een aspect van uw werkprestaties aan te pakken, en u kunt in uw brief vermelden dat u proactief probeert te zijn om uw prestaties te verbeteren door het probleemgebied van de aanwezigheid aan te pakken. U kunt bijvoorbeeld de zin beginnen met: "Ik denk dat de nieuwe werkuren de volgende positieve effecten op het bedrijf zouden hebben …"
Zorg voor zekerheden
U zou de behoefte kunnen voelen om uw leidinggevende te verzekeren dat uw planningwijziging geen negatieve gevolgen heeft voor de werking van de afdeling of uw vermogen om de werklast aan te pakken. Misschien hebt u de klantoproepen gevolgd die u ontvangt en merkt u dat vrijwel al uw klanten na 9 uur 's morgens bellen, dan kunt u aan uw brief toevoegen dat u de pieken in klantaanvragen hebt gecontroleerd en dat de planningwijziging ten goede kan komen aan de organisatie. In uw brief kunt u ook aangeven dat u geen uitdagingen voorziet om al uw toegewezen taken uit te voeren, wat verdere zekerheid geeft dat u hierover hebt nagedacht en er zeker van bent dat de verandering van de planning geen problemen zal veroorzaken.
Opvolgen
De laatste alinea van uw brief voor te laat komen op kantoor dient uw verzoek te herformuleren en als de wijziging van de planning een permanente is, stelt u de datum voor waarop u de wijziging wilt laten ingaan. Vraag of er extra papierwerk moet worden ingevuld om de planningwijziging te implementeren. Dit legt de verantwoordelijkheid voor de HR-afdeling of uw leidinggevende om u een antwoord te geven, in ieder geval over papierwerk. Ook klinkt het op deze manier positiever dan een brief die aangeeft dat je niet zeker weet of het verzoek wordt goedgekeurd. Bedank de HR-afdeling en de supervisor voor hun overweging en laat hen weten wanneer u follow-up wilt om goedkeuring te krijgen.
