Veel bedrijven brengen externe leveranciers binnen wanneer ze grootschalige projecten hebben. Er zijn veel redenen om het werk uit te besteden, zoals gebrek aan personeel, gebrek aan middelen en gebrek aan expertise voor het project. Bij het kiezen van een perspectiefleverancier stuurt een bedrijf vaak een verzoek om informatie of een verzoek om voorstel. Voordat u beslist welk type tool het beste is voor uw organisatie, moet u rekening houden met de verschillen tussen beide.
Verzoek om informatie
Verzoeken om informatie of RFI's zijn planningsdocumenten. Het zijn informele documenten en vereisen gewoonlijk geen commitment van beide partijen. RFI's zijn ontworpen om informatie te verzamelen over het bedrijf, de capaciteiten, vaardigheden en ervaring van het toekomstige bedrijf. Projectdetails en budget zijn meestal niet opgenomen in dit type document. De enige keer dat dit soort informatie wordt opgenomen, is of het bedrijf op zoek is naar een kortetermijnverkoper voor een klein project.
Verzoek om voorstel
Request for Proposal of RFP's zijn complexe documenten die bedrijven maken om offertes en voorstellen van externe leveranciers aan te trekken. Een RFP omvat doorgaans het budget, de tijdlijn en de criteria van het project, evenals de doelstellingen van het bedrijf. Het richt zich op de specificaties en de reikwijdte van het project en het werkt om een gedetailleerd antwoord van potentiële leveranciers te vragen. Antwoorden van leveranciers bevatten meestal informatie over het leveranciersbedrijf, de voorgestelde prijs en specifieke details over hoe de leverancier het project zal uitvoeren en beheren.
Processen
De RFI wordt meestal alleen gebruikt voor projecten met een laag budget en als uitgangspunt voor projecten met een hoog budget. Het duurt meestal enkele weken om antwoorden voor dit type document te verzenden en ontvangen, en is meestal minder dan 10 pagina's. De RFP wordt gebruikt voor projecten met een hoog budget en wordt vaak gecreëerd aan het einde van de fase van informatieverzameling van het project. Het duurt meestal enkele maanden om antwoorden van leveranciers met dit type document te verzenden en te ontvangen, en het is meestal minstens 20 pagina's of meer.
voordelen
Het gebruik van een RFI is voordelig voor kleine, low-impact projecten. Dit document kost niet veel tijd of moeite van potentiële leveranciers, omdat ze geen lange beschrijvingen van projectdetails hoeven terug te sturen. Bedrijven gebruiken dit type document daarom om meer te weten te komen over de omvang van een groot project voordat het aanvraagproces begint. Het voordeel van een RFP is dat deze het bedrijf voorbereidt om verder te gaan met een leverancier en de contractfase te beginnen.
nadelen
Het nadeel van een RFI is dat verkopers misschien niet geïnteresseerd zijn in het verzenden van informatie omdat ze de geïmpliceerde betrokkenheid van het bedrijf niet zien. De nadelen van de RFP zijn de tijdrovende voorbereidingen die nodig zijn om het te verzenden en te ontvangen. Als een bedrijf niet zeker weet wat de totale omvang en specificaties van het project zijn, kan het schrijven van de RFP erg moeilijk zijn of resulteren in onvoorspelbare leveranciersvoorstellen.
