Een brief met een zakelijk verzoek kan een effectieve manier zijn om een betaling te vragen, offertes of schattingen te vragen of om informatie te vragen. Professioneel geschreven brieven zijn specifiek, gedetailleerd en to-the-point. Ze bieden ook alle informatie die de ontvanger nodig heeft om aan het verzoek te voldoen op een tijdige en nauwkeurige manier.
Gebruik professionele opmaak en taal
Een brief met een zakelijk verzoek moet worden geschreven op briefpapier van het bedrijf en afkomstig zijn van de persoon of afdeling die het verzoek indient. Een brief aan een potentiële kandidaat-baan die om aanvullende informatie vraagt, moet bijvoorbeeld afkomstig zijn van de personeelsafdeling of de rekruteringsmanager, terwijl een verzoekbrief waarin productmonsters worden gevraagd, afkomstig moet zijn van de supervisor van de inkoopafdeling. Volg de traditionele opmaak van bedrijfsbrieven en gebruik formele taal om een professioneel imago over te brengen. Bijvoorbeeld: "Geachte mevrouw Smith."
Ga naar het punt
Schrijf een opening die de lezer vertelt wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld: "Uw account is 90 dagen achterstallig en vereist onmiddellijke actie", of "Uw cv is indrukwekkend en ik wil graag aanbevelingsbrieven en transcripties van uw universiteit zien." Laat de ontvanger niet doorwaden overbodige informatie om je punt te bereiken.
Wees specifiek
Geef alle informatie op die de ontvanger nodig heeft om aan uw verzoek te voldoen, zoals referentie van een inkooporder of rekeningnummers of kopieën van contracten of polissen. Referentiebehuizingen of bijlagen in de tekst van uw brief. Bijvoorbeeld: "Zoals u zult zien in de bijgevoegde kopie van onze oorspronkelijke overeenkomst, is de levering van het product gepland op de eerste maandag van elke maand. Dit is een verzoek om die datum te wijzigen naar de derde maandag van elke maand."
Maak uw verzoek
Geef precies aan wat u wilt gaan doen, zodat er geen ruimte is voor misverstanden bij de ontvanger. Bijvoorbeeld: "Uw factuur moet vóór 15 juni 2015 volledig zijn betaald, anders zijn we genoodzaakt om uw service stop te zetten." Maak het eenvoudig om te voldoen door een zelf-geadresseerde gefrankeerde envelop bij te sluiten, een link naar de pagina met betalingspagina's van uw bedrijf., een postlabel of uw volledige postadres.
Email Request Letters
Hoewel dezelfde basisaanpak van toepassing is op zowel e-mail als reguliere e-mailbrieven, zijn er enkele verschillen om op te merken. Gebruik uw bedrijfslogo en elektronische handtekening en onderhoud alle andere formaliteiten voor het schrijven van zakelijke briefbrieven. Vraag ook een ontvangstbewijs om te controleren of de ontvanger uw correspondentie heeft ontvangen.
Records bijhouden
Print een kopie van uw verzoekbrieven voor uw eigen referentie. Dit is vooral belangrijk als u verzamelbrieven schrijft. In het geval dat een schuld moet worden overgedragen aan een incassobureau of een advocaat, krijgt u een papieren spoor dat aangeeft wat u hebt gedaan om de schuld tot op heden te incasseren.
