Een zakelijke vergaderagenda wordt gebruikt om belangrijke zaken te communiceren die tijdens een vergadering zullen worden besproken. Met dit document kunnen alle deelnemers zich adequaat voorbereiden op de vergaderonderwerpen.
Een agenda voor zakelijke vergaderingen moet bepaalde vragen beantwoorden: waar is het onderwerp voor discussie? Waarom zou het besproken moeten worden? Wie wordt er bij de discussie betrokken? Wie heeft de leiding over bepaalde onderwerpen? Hoe lang zal het onderwerp in de vergadering worden besproken?
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Tekstverwerkingstoepassing
Maak een nieuw document met Meeting Agenda als titel en bestandsnaam. Voor uw gemak wilt u misschien uw bestandsnaam op deze manier formatteren: Meeting Agenda_YYYY_MM_DD. Op deze manier is elke specifieke agenda eenvoudig te vinden wanneer u in uw mappen kijkt.
Voer de datum van de vergadering in, de locatie en de namen van mensen die de vergadering bijwonen. Deze informatie zal van cruciaal belang zijn, vooral bij het bijhouden van de voortgang van een bepaald onderwerp, project of probleem.
Maak een tabel met 5 kolommen, getiteld 'Agenda zakelijke bijeenkomst op (datum van de vergadering)'.
Typ "Onderwerp" als de eerste kolomtitel. Voer vervolgens elk vergaderonderwerp in dat moet worden besproken.
Sleutel "Doelen / Doelen" als de tweede kolomtitel. Geef heel kort het gewenste eindresultaat voor elk onderwerp tijdens de vergadering.
Typ 'Team' als titel van de derde kolom. Let op de mensen die verantwoordelijk zijn voor het presenteren van het onderwerp of namens het spreken. Als een onderwerp een teamleider heeft, vergeet dat dan ook niet.
Sleutel 'Strategie' als vierde kolomtitel. Maak een lijst van de manier waarop u het onderwerp wilt aanpakken. Voorbeelden hiervan zijn 'brainstormen' om ideeën te genereren, 'beoordelen' om een geselecteerd resultaat of project te bespreken, 'beslissing' als een beslissing moet worden genomen, of 'informatie' als algemene informatie moet worden gedeeld.
Typ 'Tijd' als de vijfde kolomtitel. Vermeld het aantal minuten dat aan elk onderwerp wordt toegewezen voor discussie. Dit is nodig om een goede ideeënstroom in de vergaderruimte te behouden en om uw vergadering structuur te geven.
Sla uw document op nadat u alle bekende informatie in elke rij hebt ingevoerd.
Tips
-
Een tabel is slechts een eenvoudige manier om de onderwerpen voor discussie in een vergadering te organiseren. U bent vrij om uw zakelijke vergaderagenda anders op te stellen, zolang de gegeven items allemaal zijn opgenomen.
Het is belangrijk om voldoende tijd te reserveren om uw geselecteerde onderwerpen te bespreken, maar niet te veel tijd, anders gaan de discussies gewoon door. Vraag de presentatoren hoeveel tijd ze nodig hebben om over hun onderwerpen te presenteren.
Zorg ervoor dat iedereen die de vergadering bijwoont ten minste een dag vóór de voorgestelde vergadering de agenda ontvangt. Dit geeft iedereen de tijd om zich voor te bereiden en eventuele herzieningen van de agenda indien nodig toe te staan.
