Het houden van een succesvolle zakelijke bijeenkomst betreft niet alleen de inhoud en leden van de vergadering, maar ook de inrichting van het meubilair. Om effectief een ruimte voor een zakelijke bijeenkomst te regelen, wilt u de functie van de vergadering overwegen en de juiste sfeer en werkruimte voor productiviteit creëren. Als de ruimte goed is ingericht voor uw vergadering, zullen medewerkers kunnen werken en functioneren zonder onderbreking of afleiding om volledig gebruik te maken van de beschikbare vergadertijd.
Items die je nodig hebt
-
tabellen
-
Stoelen
-
Presentatie accessoires
-
Ritsbanden
-
Duct tape
-
lampen
-
Bijzettafels, indien nodig
-
Eten en drinken items
Overweeg de functie van de kamer en plaats tabellen dienovereenkomstig. Een vergadering in discussiestijl moet een rondetafelstijl gebruiken door tabellen in een cirkel of halve cirkel te plaatsen, zodat elke deelnemer de andere kan zien. Presentaties kunnen een bestuurskamer gebruiken die is opgezet met één grote rechthoek of plaats kleinere tabellen in rijen met elke deelnemer in dezelfde richting.
Rangschik uw stoelen rond de tafels volgens uw tafelindeling met behulp van comfortabele stoelen die geschikt zijn voor de duur van de vergadering. Harde plastic stoelen mogen alleen worden gebruikt voor korte (uur of minder) vergaderingen om werknemers geconcentreerd en comfortabel te houden. Plaats twee tot drie extra stoelen aan de zijkant van de kamer voor het geval er meer gasten zijn dan verwacht of een stoel breekt.
Plaats rekwisieten zoals podiums, flipcharts, projectorschermen of presentatieposters op een duidelijk zichtbare plaats aan de voorkant van de kamer, zodat elke deelnemer deze gemakkelijk kan zien. Als u hand-outs of mappen gebruikt, plaatst u ze op elke stoel aan de tafel of plaatst u ze opzij om later in de vergadering te verspreiden. Sta niet toe dat deze items de werkruimte overbelasten of de kamer moeilijk kunnen verplaatsen, zoals ze op de grond stapelen.
Schakel het belsignaal uit op alle telefoons in de kamer om verstoring te voorkomen; Koppel de telefoon echter niet los om in geval van nood uitgaande gesprekken mogelijk te maken. Als er computers worden gebruikt voor de vergadering, bundel dan kabels met kabelbinders om te voorkomen dat ze in de war raken met de voeten en plak de koorden op de vloer die over de loopbrug lopen.
Voeg extra verlichting toe naast de overheadverlichting naar de kamer om de sfeer te verzachten en langere vergaderingen minder visueel te belasten. Zet lampen op zijtafels waar ze niet in de weg zitten of blokkeer zichten, maar vermijd kaarsen, die zacht licht en geur kunnen afgeven, maar een gevaar kunnen vormen.
Zet een kleine ruimte voor voedsel in een hoek van de kamer of langs een muur bij de deuropening om flessenwater, frisdrank, koffie of snacks zoals koekjes, brownies of fruit- en vleesbakken te leveren. Als u voedsel voor lange vergaderingen gebruikt, vermijd voedsel met veel suiker en zorg ervoor dat er zich in de buurt van het servicegebied een prullenbak bevindt om de tafel helder en opgeruimd te houden wanneer de maaltijd voorbij is.
Tips
-
Als u de mogelijkheid heeft om de vergaderruimte te selecteren, probeer dan een stiltekamer te vinden weg van overmatig lawaai en afleiding, terwijl u de vergaderruimte nog steeds gemakkelijk kunt plaatsen in badkamers op dezelfde verdieping van het gebouw.
Stel de thermostaat zo mogelijk in de kamer bij tot een comfortabele instelling, zodat de aanwezigen niet te warm of te koud zijn, waardoor ze zich ongemakkelijk en afleidend voelen en zich niet kunnen concentreren op de taak die voorhanden is.
