Agenda's bepalen de verwachtingen van een vergadering. Het gebruik van een agendasjabloon biedt standaardisatie en een formeel formaat voor een directievergadering. Planning voor vergaderingen toont professionaliteit en paraatheid nodig voor een vlotte vergadering. Als u uw agenda een dag of twee voorafgaand aan de vergadering distribueert, kunnen genodigden zich voorbereiden en anticiperen op de presentaties en discussies van de vergadering. Regisseurs hebben vaak drukke schema's met weinig tijd om ingewikkelde documenten te doorzoeken. Hoe eenvoudiger u het agenda-formaat kunt maken, hoe eenvoudiger het zal zijn voor bestuurders en assistenten om het doel, de locatie en onderwerpen van de vergadering te bepalen.
Maak de agenda voor uw directeurendag in een tekstverwerkingsprogramma, zoals Microsoft Word. Word is een toepassing die de meeste mensen kunnen openen en biedt verschillende downloadbare sjablonen voor vergaderagenda's die u mogelijk als beginpunt wilt gebruiken. U kunt de agenda aanpassen met uw bedrijfslogo en naam.
Voer de naam van de vergadering, datum, tijd, locatie en telefonische vergadering in de kop van de agenda in. Presenteer de informatie duidelijk, bovenaan de pagina en gecentreerd zodat genodigden duidelijk weten hoe en wanneer ze toegang kunnen krijgen tot de vergadering. Je kunt ook een lijst met genodigden en facilitators opnemen, zoals de ruimte op de pagina toestaat.
Vraag agendapunten van de deelnemende directeuren. Stuur een e-mail ten minste een week voor de vergadering om agendapunten te vragen. Lijst agenda-onderwerpen in volgorde van hoe u van plan bent om elk onderwerp te presenteren. Noteer op het sjabloon elk agendapunt aan de linkerkant en de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor het leiden van de discussie rechts van het onderwerp. Als de tijd beperkt is, kunt u aan elk onderwerp tijdkaders toewijzen, naast het agendapunt.
Noteer "Volgende stappen" en "Andere items" als uw laatste twee agendapunten. Op deze manier kan uw vergadering worden afgesloten met alle actieplanitems en andere onderwerpen die mogelijk niet formeel op de agenda worden vermeld.
Tips
-
Gebruik dezelfde agendaindeling voor daaropvolgende directeurvergaderingen. De directeuren raken eraan gewend om naar het agenda-formaat te kijken en de vergaderingsdetails en -onderwerpen gemakkelijk te bekijken. Zorg dat uw agenda's overzichtelijk zijn, voldoende ruimte tussen de regels hebben en duidelijk het doel van het document en de reden voor de vergadering laten zien.
