Het hebben van de juiste mensen voor uw zakelijke bijeenkomst kan het evenement maken of breken. Wanneer u een boeiende en professionele uitnodiging maakt, overtuigt u genodigden van het belang van de vergadering, de noodzaak van hun aanwezigheid en het voordeel voor hen.
Personaliseer de uitnodiging als u afzonderlijke brieven verzendt. Gebruik briefhoofdpapier van uw bedrijf of uw logo als u voorbedrukte kaarten mailt. Voor e-mailuitnodigingen geeft u uw logo- en websitelinks weer. Richt elke persoon op naam en laat de correspondentie komen van een hoge bedrijfsfunctionaris, compleet met handtekening.
Leid met een overtuigende openingszin die uitlegt wat er gebeurt en waarom de persoon wordt uitgenodigd om deel te nemen. Bijvoorbeeld: "Uw branche-expertise maakt u een ideale kandidaat voor onze nieuwe stuurgroep. Ik nodig je graag uit voor een ontmoeting en een kennismaking met de verhuizers en shakers van onze bedrijfsgemeenschap tijdens een verzorgde lunch en presentatie."
Noem de exclusiviteit van de bijeenkomst, het onderwerp dat besproken moet worden of de gewenste uitkomsten van de dag. Bijvoorbeeld: "We hebben slechts een tiental lokale top-CEO's uitgenodigd om deel te nemen aan deze rondetafelgesprek. Ons doel is om te brainstormen business-vriendelijke aanbevelingen te leveren aan de wetgevende macht van de staat volgend jaar met betrekking tot de unieke behoeften van ondernemers in onze staat. We willen dat uw stem wordt gehoord."
Let op gastsprekers, maaltijden of netwerkmogelijkheden die een beroep kunnen doen op drukke professionals. Bijvoorbeeld: "We horen van lokale kandidaten die naar kantoor gaan en een periode bieden voor vragen en antwoorden. We bieden ook een verzorgde brunch en koffiebar."
Neem alle relevante details van de vergadering op in een gemarkeerd of vetgedrukt deel van uw brief dat opvalt voor de genodigde. Belangrijke informatie, zoals de datum, tijd en locatie, kan verloren gaan in het lichaam van een brief. Zet het allemaal in een sectie voor eenvoudige referentie.
Vraag een RSVP op een specifieke datum aan, zodat u dienovereenkomstig kunt plannen. Geef genodigden verschillende manieren om de aanwezigheid te bevestigen, bijvoorbeeld via e-mail, bedrijfswebsite, voorbedrukte kaart of telefoontje.
Tips
-
Controleer de agenda's van community's en lokale bedrijven op conflicterende gebeurtenissen voordat u een datum en tijd inroostert. Je wilt niet concurreren met een Kamer van Koophandel-functie, Rotary clubevenement of grote conferentie of handelsbeurs.
Stuur de uitnodigingen minstens een maand van tevoren met herinneringsberichten twee weken om aanwezigen de tijd te geven om u aan hun schema toe te voegen. Als het een belangrijke vergadering of conferentie is waarin mensen moeten plannen voor reizen en accommodaties, geef ze dan zoveel mogelijk een opzegtermijn van zes maanden.
