Hoewel snelle e-mails en telefoontjes voldoende zijn voor veel zakelijke doeleinden, zijn er nog steeds enkele dingen die moeten worden afgehandeld met de duurzaamheid en professionaliteit van een brief. Verschillende situaties vragen om verschillende letters, en hoewel er veel verschillende redenen zijn om een professionele brief te schrijven, kan het handig zijn om vooraf vertrouwd te raken met enkele van de meer gebruikelijke soorten zakelijke brieven.
1. Plaatsingsbrieven bestellen
Zoals de naam al aangeeft, wordt een orderplaatsingsbrief geschreven om een bestelling van goederen te plaatsen. Deze letters zijn heel gebruikelijk, maar ze zijn ook erg formeel en moeten op een zeer precieze en specifieke manier worden geschreven. Daarom kan het handig zijn om een sjabloon voor deze letters op te zoeken voordat je er een schrijft.
2. Inleidende verkoopbrieven
Wanneer u producten aan een nieuwe klant wilt verkopen, moet u uzelf voorstellen. Dit lijkt erg op de manier waarop je jezelf zou voorstellen aan iemand op een feest, omdat je in beide situaties een goede eerste indruk wilt maken. U wilt uw doelgroep laten zien welke producten of services u aanbiedt, hoe deze hen kunnen helpen en wat uw bedrijf anders maakt dan anderen.
3. Circular Letter Announcements
Een circulaire is zo genoemd omdat deze wordt gecirculeerd naar een groot publiek. Met andere woorden, hoewel de meeste brieven privécorrespondentie zijn tussen twee of meer partijen, wordt een circulaire in één keer verspreid onder grote groepen. Omdat deze voor veel lezers zijn bedoeld, moeten ze voor uw doelgroeplid worden geschreven. Vergeet niet om ze generiek genoeg te houden om iedereen aan te spreken die ze ontvangt.
4. Letters of Acknowledgement
Deze brieven worden alleen verzonden om te bevestigen dat uw bedrijf een bedrijfsdocument of -pakket heeft ontvangen. Ze werken hoofdzakelijk als een ontvangstbewijs en moeten worden verzonden zodra het artikel is ontvangen.
5. Opvolgingsbrieven
Vervolgbrieven kunnen na vele soorten correspondentie worden verzonden. Een sollicitant kan na een interview een follow-up sturen. Een verkoper kan er één of twee weken na het sturen van een inleidende verkoopbrief naar toe sturen. Ze kunnen na een vergadering worden verzonden om de door beide partijen gemaakte afspraken te herhalen. In wezen dienen deze eenvoudig om de ontvanger te herinneren aan een eerdere communicatie en om vooruitgang aan te moedigen bij de volgende stap van de relatie of het project.
6. Excuses voor klantenservice
In de zakenwereld gaat het soms mis. Ongeacht of het de schuld van uw bedrijf was en of het al dan niet had kunnen worden voorkomen, kan een verontschuldigingsbrief een lange weg zijn in het herstellen van een relatie met een onrechtmatige klant. Deze brieven gaan vaak door de juridische afdeling om te zorgen dat het bedrijf zich niet blootstelt aan wettelijke aansprakelijkheid.
7. Letters of Interest
Terwijl brieven van interesse het meest worden gebruikt door werkzoekenden die werkgevers op de hoogte brengen van hun interesse in een functie bij het bedrijf, kunnen ze ook worden gebruikt om aan te geven dat uw bedrijf geïnteresseerd is in het werken aan een specifiek project met een ander bedrijf of een non-profitorganisatie.
8. Gedragsbrieven
Of het nu gaat om rouwen om het verlies van een werknemer, rivaal, partner of iemand anders in uw professionele omgeving, brieven van condoleance zijn niet eenvoudig om te schrijven, maar kunnen een ontroerend gebaar zijn voor diegenen die het meest getroffen zijn door de dood.
9. Memorandums op kantoor
Hoewel memo's vaak informeel zijn, zijn deze interne communicaties als zakelijke brieven van de ene werknemer naar de andere. Memo's kunnen op bijna elk onderwerp worden geschreven, variërend van kledingcodes tot ernstige inbreuken op werknemers.
10. aanbevelingsbrief
Hoewel het altijd prettig is om een medewerker te prijzen die verder gaat dan dat, moeten deze worden gereserveerd voor echt opmerkelijke acties, want hoe vaker ze worden uitgedeeld, hoe minder ze betekenen voor degenen die ze ontvangen.
