De aanhef van een zakelijke brief is iets dat de lezer te zien krijgt voordat hij de rest van de brief leest. Een slecht geschreven aanhef kan de lezer beledigen en een slechte toon zetten voor de rest van de brief. Typisch, zou u een formele en respectvolle benadering moeten nemen wanneer het opstellen van een bedrijfsbrievenaanval. Als je het niet zeker weet, is het altijd passend om iemand met zijn titel en achternaam aan te spreken. Er kunnen echter gevallen zijn waarbij voornamen kunnen worden gebruikt in zakelijke brieven.
Regel van de duim
Over het algemeen worden mensen op titel en achternaam benaderd in zakelijke correspondentie. Dit is de meest formele en traditionele manier om een zakelijke brief aan te pakken, inclusief zakelijke brieven via e-mail. In sommige gevallen is het echter acceptabel om een voornaam te gebruiken. Ongeacht hoe u ervoor kiest om een persoon in de zakelijke brief aan te spreken, een dubbele punt wordt meestal gebruikt na elke aanhef.
vertrouwdheid
Als u op een voornaam staat met de persoon aan wie u de brief richt, is het in het algemeen acceptabel om de persoon ook met zijn voornaam in uw brief aan te spreken. Bovendien kunt u aanwijzingen van eerdere correspondentie van de zakelijke contactpersoon opnemen om erachter te komen of u een voornaam al dan niet kunt gebruiken. Het is bijvoorbeeld acceptabel om een persoon op voornaam te behandelen in zakelijke brieven als hij correspondentie naar u heeft verzonden en ondertekend met zijn voornaam. Dit is een indicatie dat je een meer informele benadering kunt gebruiken.
Meervoudige namen
Wanneer u schrijft naar iemand die u nog nooit hebt ontmoet en de voornaam dubbelzinnig is, zoals Pat, Leslie of Chris, kunt u de zakelijke brief met voor- en achternaam behandelen om te voorkomen dat u een geslachtsspecifieke titel verkeerd gebruikt. In plaats daarvan kunnen ook andere sekseneutrale begroetingen worden gebruikt die de naam helemaal vermijden, zoals "Aan wie het kan schelen" of "Geachte heer of mevrouw."
Wanneer de eerste namen niet worden gebruikt
Een zakelijke brief die formeel of juridisch van aard is, moet altijd worden behandeld op titel en achternaam, ongeacht de bekendheid met de lezer. Bij het aanspreken van vrouwen, mag de schrijver nooit de burgerlijke staat aannemen; de neutrale term "Ms." moet worden gebruikt, tenzij de vrouw specifiek heeft gesuggereerd dat ze de voorkeur geeft aan "mevrouw" door het te gebruiken in haar eigen zakelijke correspondentie of door het u te vertellen. Als de persoon een professionele titel heeft, zoals 'Dr.', is het altijd het beste om deze titel te gebruiken.
