Weten wanneer een formele zakelijke brief moet worden geschreven versus een zakelijke e-mail kan gemakkelijk overkomen bij mensen die het prettig vinden berichten in verschillende indelingen over te brengen; er zijn echter verschillende factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van het medium. Factoren zoals opportuniteit, formaliteit, vertrouwelijkheid en zelfs de rang of status van de geadresseerde moeten worden overwogen wanneer u een beslissing neemt om te schrijven.
Primair verschil
Het eerste dat een zakelijke brief van een zakelijke e-mail onderscheidt, is dat een brief in het algemeen wordt beschouwd als een papieren versie en dat de zakelijke e-mail een zachte kopie is - een elektronische boodschap. Nadat u een zakelijke brief hebt opgesteld, drukt u deze af, verzegelt u deze in een envelop, bevestigt u de verzendkosten en gebruikt u een service zoals de Amerikaanse postdienst of een bedrijf dat 's nachts levert om de brief naar de ontvanger te sturen. Een zakelijke e-mail is echter ook samengesteld meestal met behulp van een computer of elektronisch middel, maar wordt binnen een paar seconden elektronisch naar de ontvanger verzonden.
Timing van levering
De snelste zakelijke brief is meestal de dag na uw verzending via een e-mail of een bezorgdienst zoals FedEx. Als u de brief eerder wilt ontvangen, kunt u een koerier inhuren voor levering op dezelfde dag. U maakt kosten met beide opties - een postzegel of verzendkosten. Als u onmiddellijk een dringend bericht wilt ontvangen, kunt u het beste een zakelijke e-mail verzenden. Een firewall is slechts een klein obstakel dat de levering kan vertragen, maar zelfs dan is de vertraging praktisch niet van toepassing.
De inhoud van zakelijke communicatie
Als u een formele communicatie schrijft, is het waarschijnlijk dat u uw boodschap in een zakelijke brief wilt overbrengen. Als u bijvoorbeeld schrijft over een contractueel probleem, is het verstandig om een papieren versie van uw correspondentie te hebben. Het nadeel hiervan is dat stukjes papier verloren kunnen gaan en dat een zakelijke e-mail voor altijd in een elektronische map kan blijven. Een zakelijke e-mail kan hetzelfde bericht overbrengen, maar als het een serieuze zaak is, wordt zakelijke e-mail vaak als minder formeel beschouwd dan een zakelijke brief. Als uw communicatie een inktsignatuur vereist, kunt u natuurlijk geen zakelijke e-mail in inkt tekenen. U kunt echter een elektronische of digitale handtekening in een e-mailbericht aanbrengen.
Brief versus e-mailformaat
Volgens het Northern Michigan University Writing Center is het veelgebruikte formaat voor zakelijke brieven blokstijl. Elk deel van de letter staat in de traditionele blokstijl gelijk met de linkermarge. Een aangepast blok positioneert de afsluitende aanhef en handtekening in het middelste gedeelte van de brief; semi-blok formaat betekent dat de alinea's zijn ingesprongen. Als u een zakelijke e-mail schrijft, kunt u eenvoudig het traditionele blokformaat repliceren door uw begroeting, hoofdtekst en slotbegroeting gelijk met de linkermarge te typen, want als u naar alinea-inspringingen en afsluitende begroetingen tikt, ziet het formaat er vreemd uit, afhankelijk op de grootte van de monitor of het scherm van waaruit de ontvanger de communicatie leest.
Het behouden van vertrouwelijkheid
U kunt een watermerk op een papieren versie gebruiken om 'Vertrouwelijk' aan te geven, of u kunt de zakelijke e-mail markeren Vertrouwelijk door op een van de opties te klikken die uw e-mailprogramma biedt. Noch een zakelijke brief, noch een zakelijke e-mail kan absolute vertrouwelijkheid garanderen omdat de ontvanger de brief kan fotokopiëren of de e-mail simpelweg kan doorsturen naar iemand die niet vertrouwd was met de eerste communicatie. In beide gevallen moet u vertrouwen op de integriteit van de ontvanger om de vertrouwelijkheid van uw correspondentie te behouden.
Status kan een verschil maken
Een supervisor die naar een direct rapport schrijft, gebruikt waarschijnlijk e-mail voor het overbrengen van een informeel bericht, zoals een melding dat zij niet op kantoor is. Ze hoeft haar personeel geen formele brief te sturen voor dergelijke routinematige correspondentie. Aan de andere kant, als ze een beleidsrichtlijn communiceert of een aanbeveling of een disciplinaire actie afgeeft, kan een papieren versie de voorkeur hebben, en dat is als het bedrijf papieren dossiers bijhoudt. In het geval van papierloze kantoren is een zakelijke e-mail de vereiste vorm van communicatie, ongeacht het onderwerp. In een ander geval, als een direct rapport schrijft aan haar supervisor om haar ontslag in te dienen, opent een persoonlijk afgeleverde zakelijke brief de deur voor een kort gesprek (indien gewenst) over de redenen waarom zij ontslag neemt omdat de brief misschien niet zulke details bevat.
