De IRS vereist dat individuen en bedrijven betalingen aan andere personen en bedrijven documenteren en rapporteren gedurende het belastingjaar op IRS-formulier 1099. De 1099 helpt de IRS bij het bepalen van het belastbare inkomen dat de handen uitwisselt tussen mensen en bedrijven die geen werkgever-werknemerrelatie hebben. Volgens de Amerikaanse wet moeten betalers voldoen aan specifieke vereisten bij het jaarlijks uitdelen van 1099s.
vormen
Betalers moeten een IRS-formulier W-9 verkrijgen van elke individuele begunstigde aan wie zij gedurende het belastingjaar geld betalen. Aan het einde van het belastingjaar moeten betalers formulier 1099 invullen en verzenden naar zowel de begunstigde als de IRS. De IRS heeft een reeks van 1099-formulieren die zijn ontworpen voor het melden van specifieke soorten betalingen - inclusief 1099-INT voor het melden van rente-inkomsten, 1099-DIV voor dividenden, 1099-C voor schuldkwijtschelding, SSA-1099 voor socialezekerheidsuitkeringen, 1099-MISC voor diverse inkomsten en een groot aantal andere vormen voor verschillende soorten betalingen. Verder moeten betalers de 1099's afdrukken en verzenden op een IRS-goedgekeurde scanbare rode formulier verkrijgbaar via het kantoor van een CPA. Incassanten kunnen de formulieren ook bestellen op IRS.gov of door te bellen naar 1-800-829-3676.
Tijdsspanne
Betalers hebben slechts tot 31 januari van elk jaar 1099s te verzenden naar begunstigden. Betalers moeten ook een kopie van alle 1099's bij de IRS indienen binnen de opgegeven termijn, die van jaar tot jaar kan worden gewijzigd. Betalers moeten bijvoorbeeld 2011 belastingjaar 1099s bij de IRS indienen uiterlijk op 2 april 2012 als ze elektronisch archiveren. Betalers die willen deponeren op papier moeten dit doen vóór 28 februari 2012. De IRS biedt echter 30-daagse verlengingen voor betalers die formulier 8809 indienen vóór de vervaldatum.
Drempel
Betalers hoeven geen 1099s in te dienen of te verzenden voor alle uitgaande zakelijke betalingen. De meeste betalingen, zoals werk uitgevoerd door een onafhankelijke contractant, moeten bijvoorbeeld een drempel van $ 600 overschrijden voor het belastingjaar om een 1099 te vereisen. De IRS maakt echter een uitzondering voor royalty's, waarvan begunstigden een 1099 moeten indienen en verzenden voor slechts $ 10 of meer aan jaarlijkse betalingen.
overwegingen
In 2010 keurde het Congres een wet goed die vereiste dat huureigenaren 1099s moesten deponeren en verzenden naar serviceproviders en aannemers voor betalingen van $ 600 of meer voor diensten met betrekking tot het beheer en onderhoud van huurwoningen. Echter, slechts een jaar later herriep het Congres de wet, die op zijn beurt oude wetten herstelde die geen eigenaars van huurwoningen verplichten om 1099s in te dienen.
Waarschuwing
Payees die de deadline voor het indienen en verzenden van 1099s missen, krijgen een late boete van $ 30, $ 60 of $ 100 per late vorm. De hoogte van de boete hangt af van de mate van traagheid. Als de 1099s echter niet volledig worden verzonden, kan dit leiden tot boetes van duizenden dollars. De IRS rekent ook $ 50 aan voor het niet verzenden van 1099s op het juiste scanbare papier.
