U hebt geen groen kantoor nodig om tijd, energie en middelen te besparen in uw zakelijke communicatie. Zorg ervoor dat twee mensen op de meest efficiënte manier hetzelfde bericht ontvangen door beide in dezelfde zakelijke brief aan te spreken.
Wanneer u twee geadresseerden hebt
Stel je voor dat je een interview hebt voor je droombaan. Wanneer u het kantoor van de rekruteringsmanager binnengaat, ontdekt u dat uw interview met twee managers is, niet één. Slechts één post-interview bedankbrief aan beide managers adresseren is veel gemakkelijker dan twee aparte letters. In dit geval krijgen beide personeelsmanagers dezelfde boodschap - dat u geïnteresseerd bent in de baan en dat u hun tijd op prijs stelt. In een ander geval wilt u misschien een zakelijke brief richten aan twee mensen die zich op verschillende locaties bevinden en dit is volkomen acceptabel, en zelfs nog beter, als u een identiek bericht naar beide geadresseerden wilt overbrengen.
Het formaat
Het formaat voor uw zakelijke brief aan twee personen is hetzelfde als voor één persoon. De bovenste regel moet de datum bevatten en dan twee regels lager is uw naam en adres. Sla nog twee regels over en gebruik elk een regel voor de naam en titel, het straatadres en het suitenummer van de geadresseerde, gevolgd door de stad, provincie en ZIP. Wanneer u een andere persoon toevoegt, begint u de informatie van de tweede geadresseerde twee regels vanaf de eerste geadresseerde. Controleer altijd de spelling, titel en postadres voor elke geadresseerde - vraag de receptionist indien nodig naar de juiste informatie. Veel bedrijven hebben specifieke postadressen die kunnen verschillen van de fysieke locatie van het bedrijf.
De juiste volgorde
Wanneer u een zakelijke brief schrijft aan twee personen, volgt u hetzelfde protocol voor bedrijfsintroducties. Het plaatsen van de geadresseerden is eenvoudig als u schrijft aan de CEO en een afdelingsmanager: de naam en het postadres van de CEO moeten eerst worden vermeld, op basis van de hiërarchie van de organisatie. Als u hun respectievelijke posities niet weet, geeft u de namen op in alfabetische volgorde, met behulp van de achternaam van de persoon.
De aanhef
Het schrijven van een zakelijke brief vereist een formele toon, zoals "Geachte heer Smith" of "Geachte mevrouw Jones." Wanneer je schrijft aan twee mannen, gebruik dan de meervoudsvorm van de heer, wat de heren is. Begin bijvoorbeeld met je brief met: "Geachte heren Smith en Jackson." Let ook op je interpunctie. Een dubbele punt na de aanhef is formeel en een komma is informeel. Natuurlijk, als je op basis van voornaam werkt met beide geadresseerden, gebruik je "Dear Sue and John" met een komma.
Met vriendelijke groet of vriendelijke groet?
De afsluiting die u voor uw zakelijke brief aan twee personen kiest, kan ook afhankelijk zijn van de relatie die u heeft met beide en met het type bedrijf. "Met vriendelijke groet," "Hoogachtend," en zelfs "vriendelijke groeten", zijn professionele manieren om uw brief te sluiten, maar "oprecht", wordt algemeen aanvaard als een standaard en goede afsluiting. Een veel voorkomende militaire afsluiting is "Zeer respectvol", maar als u een dankwoord achteraf schrijft, "Bedankt voor uw aandacht", voegt u een leuke noot toe.
