Het schrijven van zakelijke brieven kan lastig zijn. Je gaat zitten om een snelle brief te smijten en boom, je zit vast in de begroeting. Het schrijven naar één persoon heeft genoeg problemen als u de naam of het geslacht van de persoon niet weet. Als u een paar mensen toevoegt, vermenigvuldigen de vragen zich. Naar hoeveel mensen schrijf je? Twee, drie of een menigte? Ken je ze bij naam? Zijn ze je naaste vrienden, of voorbijgaande kennissen? Gelukkig zijn er regels en richtlijnen voor al deze situaties.
Schrijven naar twee of drie
Als je naar twee of drie schrijft, is dit een eenvoudig antwoord: schrijf gewoon hun naam op. Als je ze goed kent en op voornaam staat, mag je hun voornamen gebruiken, zoals 'Geachte Will, Kiersten en Pat'.
Als u ze niet goed kent, of als u niet zeker weet of voornamen geschikt zijn, gebruik dan meer formaliteit: "Geachte heer Sothers, mevrouw Thompson en mevrouw Crump." Over het algemeen wordt u niet verweten dat u te formeel bent, maar uw wenkbrauwen zullen stijgen als u te informeel bent.
Schrijven naar een groep
Wanneer u naar meer dan drie mensen schrijft, lijkt het lastig om namen te spellen. Mensen hebben de neiging om het gevoel te hebben dat ze slechts een van de lange lijst zijn. Het is beter om een groepswoord als 'Beste team' of 'Beste collega's' te gebruiken. Het is grappig hoe het spellen van de namen van een groep ervoor kan zorgen dat ze zich als een van de menigte voelen, maar "Dear Team" geeft hen het gevoel dat ze bij de groep horen; ze maken deel uit van het team. "Geachte collega's", zegt dat u het waard vindt om een collega te zijn, een gelijke en een gewaardeerde deelnemer.
Gebruik echter geen "beste collega's" wanneer u schrijft aan mensen die ouder zijn dan u. Technisch gezien zijn ze je meerderen, niet je collega's. Maar als ze ook in het team zitten, zou "Dear Team" goed werken.
Hoe namen te benoemen
Schrijf naar mensen op naam als het enigszins mogelijk is. Als er bijvoorbeeld meerdere mensen je over een onderwerp hebben geschreven en je wilt terugschrijven, doe dan de moeite om hun namen te vinden en te gebruiken. Als u solliciteert naar een baan of als u zich in een andere situatie bevindt waarin u indruk op iemand wilt maken, kunt u door het achterhalen van hun namen extra inspanningen leveren in uw functie, ook als u bent aangenomen. Kent u iemand bij het bedrijf die de namen kan achterhalen van het betrokken personeelsbeheer?
Een ander idee is om naar de website van de organisatie te gaan en te kijken of de directeur of manager van de afdeling op de lijst staat. Als dat de enige naam is die u ziet, kunt u de brief behandelen als: "Geachte heer Burns en collega's" of "Geachte heer Burns en leden van het selectiecomité." Als u geen specifieke namen vindt, doet het schrijven van "Geachte leden van het selectiecomité" het prima. Terwijl je zou kunnen schrijven, "Geachte selectiecommissie", geeft het toevoegen van "leden van de" het een speciaal tintje. "Leden" erkent dat u hen als individuen ziet, niet alleen als één groot anoniem comité.
Rondkomen Gender
Met namen als John, Maryann, Wayne en Daisy is het gemakkelijk om hun geslacht te vertellen. Andere namen kunnen je raden, zoals Cary, Adrian, Pat, Sam, Chris, Drew en Alex. Soms geeft hun spelling ze weg. Adrian is bijvoorbeeld meestal een man, terwijl Adrienne een vrouw is. Maar namen trotseren algemene regels van spelling, dus als je het niet weet, neem dan niet aan.
Als iemand die u kent de persoon in kwestie kent, kunt u dat misschien te weten komen. Bekijk ook de website om te zien of de persoon is geschreven en waarnaar wordt verwezen als hij of zij. Een algemene zoekopdracht op internet naar de naam kan ook antwoorden opleveren. Als dat alles niet beantwoordt aan de gendervraag, is het acceptabel om te schrijven "Beste Chris Trainor."
Voor wie of niet
Hoewel "Aan wie het aandacht vraagt" klinkt stijf en zeer formeel, het is nog steeds een geaccepteerde aanhef als je geen idee hebt aan wie je schrijft.
Aan de andere kant is "Geachte heren" verouderd. Het is een grammaticale valstrik die overblijft uit de tijd dat bedrijven het domein van een man waren. "Geachte heren" is vandaag ongepast als uw brief heel goed door een vrouw kan worden ontvangen. "Geachte heren of dames" erkent in elk geval dat een vrouw één ontvanger kan zijn, maar het klinkt nog steeds ouderwets. Allereerst wordt niemand meer als mijnheer of mevrouw meer behandeld, behalve misschien door hun butler of chauffeur. Als je geen namen hebt en geen idee hebt van hun geslacht, probeer dan iets anders, zoals 'Gegroet' of 'Hallo'. Deze zijn vriendelijk en geschikt voor het geslacht.
Manners is ook van belang in e-mail
In bijna alle formele gevallen is het acceptabel om een e-mailbrief te verzenden in plaats van de brief te verzenden. Veel vacatures plaatsen een e-mail antwoord. E-mail is een meer ontspannen vorm van communicatie, maar net als in een begeleidende brief zijn de regels voor grammatica en etiquette nog steeds van toepassing. Fouten en spelfouten worden opgemerkt en je zult door hen worden beoordeeld.
Dezelfde richtlijnen zijn van toepassing bij het schrijven naar twee of drie personen of een groep. Bij het verzenden van een e-mail is het echter belangrijk om de e-mailadressen in het veld "bcc" te plaatsen in plaats van in het veld "Aan". Veel mensen willen niet dat hun e-mailadressen bekend worden, vooral wanneer het zo eenvoudig is om een e-mail met de contactgegevens van iedereen in het volle zicht door te sturen. "bcc", wat staat voor "blind carbon copy", betekent dat u het adres kunt zien, maar de andere ontvangers niet.
