Het is belangrijk om een zakelijke brief goed te behandelen om als professional te verschijnen en een solide begin van een brief te maken. Een onjuist geadresseerde zakelijke brief laat zien dat de schrijver lui of ongeschoold is. Een zakelijke brief is niet zoals het schrijven van een brief aan een vriend en moet anders worden aangepakt. Zakelijke brieven volgen altijd een formaat dat gemakkelijk te kopiëren is na het schrijven van een of twee. Sla de zakelijke brief op uw computer op en vervang de informatie om een sjabloon te maken voor toekomstige brieven.
Schrijf het adres van de afzender en het adres van de ontvanger in een 12-punts lettertype in een gemakkelijk leesbaar lettertype zoals Times New Roman. Programma's zoals Microsoft Office bieden een letterwizard en sjablonen met de juiste opmaak. Selecteer in Microsoft Office 2010 de knop "Bestand" en klik vervolgens op "Nieuw" en maak een nieuwe brief of open een sjabloon.
Gebruik briefhoofdpapier van het bedrijf dat uw naam en adres bevat om de brief te schrijven. Als er geen briefhoofd beschikbaar is, schrijft u uw volledige adres uitgelijnd aan de linkerkant van de brief inclusief straatnaam, stad en postcode.
Schrijf de datum twee centimeter vanaf de bovenkant, uitgelijnd naar links. Als u briefpapier van een bedrijf gebruikt, verschijnt de datum onder het briefhoofd. Als u gewoon uw adres typt, gaat de datum direct onder uw adres in. Als u de brief over een aantal dagen schrijft, geeft u de datum op waarop de brief is voltooid. Schrijf de maand uit en neem het jaar op. Een brief geschreven op 30 juni 2009 zou bijvoorbeeld gedateerd 30 juni 2009 zijn.
Schrijf het adres van de ontvanger onder de datum, links uitgelijnd. Neem de specifieke titel en naam op voor de persoon die u aan het schrijven bent. Schrijf het adres in US Postal Service-formaat.
Schrijf een aanspreking onder het adres. Dit is meestal Geachte (de persoon die in het adres wordt gebruikt). Schrijf alleen naar de voornaam van de persoon als je hem goed kent, gebruik anders meneer, mevrouw, mevrouw of dokter. Als je niet zeker bent van het geslacht van de persoon, schrijf dan alleen de voor- en achternaam van de persoon. Gebruik "Aan degene die het kan schelen" als de aanhef als u geen specifieke naam voor de ontvanger hebt. Gebruik een dubbele punt na de aanhef.
