Omdat voorraad is samengesteld uit fysieke producteenheden die zowel opslagruimte als opslagruimte in beslag nemen, lijkt het misschien onmogelijk om een negatief saldo van de voorraad te hebben. Bij voorraadbeheer waarbij voorraad nauwlettend wordt gevolgd met behulp van computersystemen en boekhoudmethoden, kunnen fouten in het proces echter leiden tot een negatief voorraadsaldo. Deze problemen moeten worden gecorrigeerd om het voorraadbeheer correct te laten werken, wat betekent dat het negatieve saldo wordt beperkt tot één oorzaak.
Locatie problemen
Een negatief saldo als gevolg van een locatieverschil wordt veroorzaakt wanneer een bedrijf per ongeluk het product naar het verkeerde magazijn of winkel verzendt of registreert. Dit leidt tot producten die op één opslagplaats blijven terwijl ze van een andere opslagplaats worden verzonden, terwijl in werkelijkheid het omgekeerde gebeurde - maar bedrijfsdocumenten laten het tegendeel zien. Dit leidt tot een overschot aan geregistreerde producten op één plaats en een negatief saldo in een ander gebied. Dit kan ook voorkomen wanneer verkeerde nummers worden geregistreerd voor overgedragen inventaris.
Productieproblemen
Het productieproces kan erg complex zijn als het op opnemen aankomt. Bijproducten, schroothoeveelheden, batchnummers en productiestatistieken moeten ook correct worden bijgehouden. Een fout, duplicatietransactie of misverstand van een factuur kan feitelijk aantonen dat er meer voorraad had moeten worden geproduceerd dan eigenlijk het geval was, waardoor een spookinventaris werd gecreëerd en een negatief saldo dat wordt opgelost wanneer de fout wordt gevonden.
Timing-problemen
Timing is een van de eenvoudigste soorten negatieve voorraadsaldi. Wanneer nieuwe voorraad wordt besteld, kan de verzending van de voorraad als voltooid worden geregistreerd voordat de voorraad zelfs buiten productie is, wat leidt tot een negatief saldo. Dit is het resultaat van een vertraging in de verwerking, geen fout en moet met de tijd worden gecorrigeerd.
Overwegingen bij aanpassingen
Het aanpassen van de voorraad om te zorgen voor negatieve saldo's kan moeilijk zijn. Als het om timingproblemen gaat, zal het aanpassen van de voorraad feitelijk een nieuw probleem creëren wanneer transacties worden voltooid en de voorraadnummers plotseling te hoog zijn. Het aanpassen van een locatiegebaseerd verschil kan het boekprobleem oplossen, maar het bedrijf moet controleren of producten fysiek zijn overgebracht naar de juiste locaties. Tijdens de productie lost een aanpassing de organisatorische fouten die de misrekening in de eerste plaats hebben veroorzaakt niet op.
