Hoe een notitie naar bestand te schrijven

Inhoudsopgave:

Als uw bedrijf vereist dat u alles bijhoudt, van belangrijke details over een klant tot ogenschijnlijk kleine problemen, zal het nuttig voor u zijn om te leren hoe u een memo naar een bestand schrijft. Dit kan u helpen bij uw dagelijkse activiteiten.Als een persoon bijvoorbeeld vanaf het kantoor van uw klant u belt of een e-mail stuurt waarin u wordt gevraagd om een wijziging in het plan aan te brengen, schrijft u een memo voor het dossier voor het geval een andere partij later uw acties in twijfel trekt. Memo's op bestanden zijn van essentieel belang voor juridische, medische of andere zeer gevoelige bestanden die later ook voor de rechtbank kunnen worden gebruikt.

Open Microsoft Word. Klik in het menu "Bestand" op "Nieuw". Het "New Document Task Pane" zal aan de rechterkant openen.

Klik op 'Op mijn computer' in het gedeelte 'Sjablonen'. Het dialoogvenster "Sjablonen" wordt geopend. Klik op het tabblad "Memo's". Klik op "Memo Wizard" en klik vervolgens op "OK". De "Memo Wizard" zal starten.

Klik volgende." Kies "Professioneel" onder "Welke stijl vind je leuk" en klik nogmaals op "Volgende". Onder "Wilt u een titel opnemen," kiest u "Ja" en typt u "Memo to File". Klik volgende."

Kies "Datum", "Van" en "Onderwerp" onder "Welke items wilt u opnemen" en voer de informatie voor elk item in. De datum moet de datum van het voorval zijn, zoals een telefoontje of e-mail. Het moet van uw naam of de naam van uw chef zijn en het onderwerp moet een korte beschrijving van het voorval zijn, zoals 'Verandering van locatie'.

Klik volgende." Selecteer 'Bestand' in het gedeelte 'Aan'. Schakel het selectievakje "CC" uit. Klik nogmaals op "Volgende". Voeg eventuele afsluitende items toe en klik op "Volgende" en vervolgens op "Voltooien". Voer uw aantekeningen in het onderste gedeelte van het memo-formulier in.

Druk de notitie af en plaats deze in het bestand van de klant. Sla ook een elektronische kopie op, als dit de procedure van uw bedrijf is.

Tips

Schrijf uw memo zo snel mogelijk naar het bestand na het incident of gesprek. Dit helpt u om details duidelijker terug te roepen.

Waarschuwing

Typ nooit iets denigrerend in een memo voor bestanden die niet op feiten is gebaseerd. Zeggen dat mevrouw Smith boos leek, is gepast. Schrijven dat mevrouw Smith altijd een nare houding heeft is dat niet.

Hoe een notitie achter te laten voor UPS

Je hoeft niet alleen te hopen op het beste als je een pakket verwacht en je je afvraagt "zullen ups het pakket bij de deur achterlaten?" Door het trackingnummer te gebruiken, kunt u achterhalen wanneer het pakket is gepland voor aflevering en of een handtekening vereist is. Met deze info kunt u een notitie naar UPS schrijven.

Het verschil tussen een zakelijke notitie en een zakelijke brief

Of u nu een formele zakelijke brief of een snelle memo schrijft, de manier waarop u deze communicatie opmaakt en schrijft, zegt iets over uw professionaliteit. Zodra u elke stijl onder de knie hebt, kunt u schrijven naar medewerkers, klanten en leveranciers op een manier die duidelijk communiceert terwijl de reputatie voor professionele ...

Hoe een brief te schrijven met een kopie naar een andere persoon

Hoewel het schrijven van een brief een uitdaging kan zijn, is het vrij eenvoudig om het naar een andere persoon te kopiëren, ongeacht of uw notitie elektronisch is of wordt afgedrukt. Iemand kopiëren op een letter, of "CC-ing", wat "kopie" of "courtesy copy" betekent, kan een derde partij, zoals een advocaat of ...