De bedrijfscorrespondentie houdt niet op zodra het contract is ondertekend; u kunt meerdere keren de gelegenheid hebben om de kwestie met brieven te bespreken. Als u bijvoorbeeld een contract hebt met een universiteit als tenure-track hoogleraar, ontvangt u verschillende aanvullende correspondentiebrieven die verwijzen naar uw contract, zoals wanneer uw uitkeringen beginnen en vele andere zaken die u moet behandelen wanneer u begint werk. Als supervisor moet u vaak brieven schrijven waarin het oorspronkelijke contract wordt vermeld op een manier die de werknemer of klant eraan herinnert waar hij de informatie kan vinden.
Vertel de ontvanger wat ze moet weten en vestig haar aandacht op het contract of het gebied in het contract dat de essentiële informatie bevat. Bijvoorbeeld: "Uw voordelen beginnen twee weken na uw startdatum, zoals vermeld op regel 5a op pagina 2 van uw contract." U hebt geen formele citatiestijl zoals de stijl van de American Psychological Association (APA) nodig om het contract aan te halen; kijk gewoon naar het relevante contract en paginanummer.
Overweeg of u secties van het contract wilt citeren in plaats van er alleen naar te verwijzen. Als het contract lang of erg ingewikkeld is, moet u het betreffende gedeelte citeren en vervolgens uitleggen over welk paginanummer en sectienummer de informatie zich bevindt.
Vertel de ontvanger dat u graag een ander exemplaar van het contract ter referentie wilt verstrekken als hij zijn exemplaar kwijt is. Geef hem uw contactgegevens, zoals uw e-mailadres of telefoonnummer, als hij vragen heeft of een extra exemplaar van het contract wenst aan te vragen.
