Wanneer het tijd is om een contract met een klant of leverancier te verlengen, moet u eerst wat onderzoek doen. Kam door je originele contract en noteer alles dat moet worden gewijzigd of verouderd is. Misschien wilt u de voorwaarden van het oorspronkelijke contract opnieuw instellen of de prijzen en andere belangrijke details bijwerken. Als u dan nog steeds wilt verlengen, is het tijd om een officiële brief te schrijven voor verlenging van het contract.
Wat te beoordelen
Hier zijn een paar items om over na te denken bij het bekijken van het oorspronkelijke contract:
- Duur en verlengingstermijn: Hoe lang duurde het oorspronkelijke contract? Werkte de timing voor uw bedrijf of heeft u deze keer liever een langer of korter contract?
- Doelstellingen / resultaten: Waren de doelstellingen bereikt in het oorspronkelijke contract? Laten we zeggen dat dit een leverancier is die wekelijks koffie naar uw kantoren zou moeten bezorgen. Is het juiste bedrag wekelijks tijdig afgeleverd?
- Prijzen: De prijs van de koffie is gestegen sinds het oorspronkelijke contract werd opgesteld. Omdat u een betrouwbare klant bent, kunt u overwegen om dezelfde prijs of korting aan te vragen. Een van de voordelen van het aangaan van een contractuele relatie met een leverancier is de toegenomen mogelijkheid voor gedisconteerde tarieven.
- Andere mogelijke leveranciers: Als het tijd is om een contract te verlengen, is dit uw kans om de tarieven van andere leveranciers te onderzoeken en vergelijken. U bent misschien blij met uw leverancier, maar als u elders lagere tarieven vindt, is het misschien de moeite waard om van verkoper te veranderen. Of u kunt de prijzen van de andere leverancier naar uw huidige leverancier brengen en ze kunnen besluiten om de prijs te verlagen.
Contractverlengingsbrief Voorbeeld
Een contractherstelbrief kan kort en bondig zijn. Dit is niet het contract zelf, dat langer is en meer aandacht vereist. Het is slechts de brief waarin wordt gevraagd om te vernieuwen. Het doel is dus eenvoudigweg om een communicatielijn te openen. Leg het uit als een zakelijke brief.
Uw naam en adres Datum Naam en adres van de verkoper
Beste x:
Vermeld de datum waarop uw contract is ondertekend en noteer wanneer het zal eindigen: Ons contract voor koffielevering op X-locaties, dat we op 15 april 2017 hebben ondertekend, loopt af op 15 april van dit jaar.
Vraag om te vernieuwen en nieuwe voorwaarden aan te vragen: We zijn geïnteresseerd in het verlengen van dit contract, maar hebben een paar verzoeken. We willen de duur van het contract verlengen tot twee jaar. Vanwege deze verlenging en onze voortdurende toewijding aan uw bedrijf vragen we een korting op de maandelijkse betaling.
Vraag een vergadering of telefoongesprek aan: Om deze nieuw voorgestelde voorwaarden te bespreken, wil ik indien mogelijk volgende week bij elkaar gaan zitten. Laten we de details uitzoeken en dan een nieuw contract tekenen. We verheugen ons erop om zaken met u te doen.
Oprecht,
X
Controleer altijd voordat u vernieuwt
De vernieuwing van contracten is een belangrijk onderdeel van het runnen van een succesvol bedrijf. Het is verleidelijk om contracten elk jaar eenvoudig te verlengen als de zaken soepel verlopen, maar het is altijd een goed idee om de voorwaarden van dichtbij te bekijken en te verbeteren. Het kan zijn dat je bij elk contract geen tijd hebt om dit te doen, maar de tijd die je neemt om je voorwaarden bij elke leverancier te bekijken, levert op de lange termijn zijn vruchten af.
