Een zakelijke brief kan bijlagen bevatten die de informatie binnen de brief hervatten of aanvullende informatie verstrekken voor een beter begrip. De term hechting wordt vaak uitgewisseld met de term omhulling. Ondanks hun overeenkomsten zijn ze niet één en hetzelfde. Het begrijpen van de verschillen tussen de twee en hoe ze te citeren in uw zakelijke brieven zullen er professioneler uitzien en u zelfs een concurrentievoordeel geven.
Tips
-
Wanneer u een bijlage of bijlage in een zakelijke brief vermeldt, noteer dan de bijgevoegde bestands- of documentnaam tussen haakjes.
Bijlage versus behuizing
Zorg eerst dat u het verschil begrijpt tussen bijlagen en behuizingen. Hoewel beide u toestaan om meer informatie en aanvullende bronnen te bieden, vertegenwoordigen ze verschillende dingen.
Zoals de naam doet vermoeden, is een bijlage een document of een bestand dat aan een brief is gehecht. Het wordt beschouwd als onderdeel van de brief omdat het belangrijke punten markeert, meer informatie biedt of uw verklaring ondersteunt. Als u de brief schrijft, raadpleegt u de bijgevoegde documenten. U kunt bijvoorbeeld een contract bijvoegen en dit in de brief vermelden, samen met relevante informatie over wat het inhoudt.
Enclosures, aan de andere kant, zijn afzonderlijke documenten. Als u bijvoorbeeld een zakelijke brief naar een potentiële nieuwe partner stuurt, kunt u een brochure, marktstudie of vergelijkingsgrafiek bijvoegen. Het is niet nodig om dit document in de brief te raadplegen. De keuze is aan jou.
Bijlagen in de tekst
Wanneer u informatie uit een ander document in de tekst aanhaalt, gebruik dan haakjes in elke post of e-mailcorrespondentie. Let op de bijgevoegde bestands- of documentnaam tussen haakjes. Ervan uitgaande dat een brief verwijst naar een telefonische klacht, zou de citatie de naam van het klachtendocument bevatten, zoals: (Omsloten: Customer Service Journal, 1/5/2017).
Citaten in de tekst voegen aanvullende informatie toe aan de inhoud van de brief. De citatie kan verwijzen naar spreadsheetgegevens, transcripties of andere letters. Gebruik eenvoudig leesbare bestandsnamen die het document beschrijven. Als het document is afgedrukt, typ het dan op dezelfde manier. Het is ook acceptabel om bijlagen toe te wijzen met alfabetische letters, zoals 'Bijlage A.'
Hoe meerdere bijlagen te verwijzen
Behalve het gebruik van een in de tekst citaat van bijlagen, herinner je je lezer ook aan bijlagen aan het einde van de brief. Typ 'Bijlagen' onder de ondertekenende naam in de linkerbenedenhoek. Het is optioneel om de naam van alle bijlagen aan het einde van de brief te vermelden, maar het is een goede gewoonte, vooral als er veel van zijn. Dit geeft de ontvanger een beter idee van wat hij kan verwachten en welke bestanden hij of zij het meest nodig heeft.
Enclosures gebruiken
Bijlagen worden niet vaak genoemd in de eigenlijke tekst, maar dit is geen harde regel. Als bijlagen worden vermeld in de zakelijke brief of memo, gebruik dan dezelfde methode als beschreven voor bijlagen. Voorbeelden van een bijlage zijn een cv of een toepassing. Deze bestanden staan aan het einde van de brief onder de gedrukte naam van de ondertekenaar langs de linker ondermarge.
Gebruik "Enclosure" voor één behuizing en "Enclosures" voor meer dan één behuizing. Het is ook acceptabel om het totale aantal opgenomen items toe te voegen, zoals Bijlagen: 4. Als een document in de brief wordt geciteerd maar er niet echt in wordt geplaatst, noteer dit dan als 'zonder bijlagen'.
Aanbevolen overheidsformaat
In overheidscorrespondentie wordt soms een onderscheid gemaakt tussen een zakelijke brief en een memo. Bij letters wordt de cite een "bijlage" genoemd, terwijl memo's deze meestal aanduiden als "bijlagen". Deze documenten worden vaak in de tekst aangeduid op basis van een toegewezen alfabetische letter, zoals 'Bijlage A.'
Maak een lijst van alle bijlagen of bijlagen, zelfs als een tweede pagina nodig is om dit goed te doen, onder vermelding van "Bijlagen: pagina 2". Als een document waarnaar wordt verwezen niet beschikbaar is, wordt dit aangegeven door "zonder encl." om de ontvangende partij te laten weten dat het document niet beschikbaar is en dus niet is ingesloten. Neem contact op met specifieke overheidsentiteiten voor sjabloonspecificaties of richtlijnen voor unieke indelingen.
