Stel je dit voor: je belt een leverancier om een aantal widgets te bestellen en een e-mail te sturen ter bevestiging. Het probleem is dat ze je vijf cases sturen in plaats van vier en je een grotere factuur geven dan je had verwacht. Omdat je niets legaals hebt om die verkoper aansprakelijk te stellen, hoef je niet veel terug te komen. Je zou boos kunnen worden en dreigen betaling achter te houden, maar het kan allemaal rommelig worden en je relatie verpesten. Wat te doen? In de toekomst zou u kunnen overwegen om een inkoopordersysteem te implementeren. PO's spelen een belangrijke rol bij het beheer van zakelijke aankopen, helpen u bij het volgen van bestellingen en het beheren van betalingen voor verrichte werkzaamheden.
Wat is een bestelling?
Een bestelling is de officiële bevestiging van een bestelling van goederen en diensten. Het fungeert als een contract tussen een bedrijf en zijn leveranciers, dus de leverancier weet precies wat er is besteld en het bedrijf weet precies welke producten en services worden geleverd, en tegen welke datum. Wanneer een leverancier een inkooporder accepteert, creëert dit een juridisch bindend contract tussen de twee partijen. U zit dus nooit met een extra geval van widgets die u niet nodig hebt, en de leverancier wordt beschermd omdat hij nu juridisch bewijs heeft dat goederen en diensten zijn besteld. Als u geen bestelling hebt gecreëerd, is er helemaal geen bindende bestelling van de klant.
Hoe zien bestellingen eruit?
Inkooporders lijken veel op een factuur. Het enige verschil is dat de koper ze maakt, niet de verkoper. Over het algemeen bevat een bestelling de volgende informatie:
- Informatie van de koper.
- Verzend- / factuuradres.
- Bedrijfsinformatie van de leverancier.
- Details van de bestelling - product, hoeveelheid, prijs en leverdatum.
- Aankooporderdatum.
- Postbus nummer.
Er kunnen ook specifieke voorwaarden aan de bestelling zijn verbonden, bijvoorbeeld wanneer de betaling moet plaatsvinden. Veel bedrijven maken een gestandaardiseerd inkooporderdocument met algemene informatie die is ingevuld om de consistentie te waarborgen.
Wat is een bestelnummer?
Als er één item op de bestelling staat die u moet opnemen, is dit het PO-nummer. Het PO-nummer is een uniek referentienummer waarmee u bestellingen gemakkelijker kunt matchen met aankopen wanneer ze aankomen. Het gebruik hiervan moet uw factuurverwerking versnellen omdat u eenvoudig kunt volgen wanneer betalingen zijn gedaan op specifieke bestellingen. Het minimaliseert ook het risico van onjuiste betalingen, omdat u niet betaalt op facturen die geen overeenkomstige PO hebben.
Hier is een voorbeeld. Stel dat je een nieuwe set archiefkasten nodig hebt. U maakt een bestelling met de grootte, hoeveelheid en specifieke vereisten voor de kasten en stuurt deze naar de fabrikant. Nadat de fabrikant de inkooporder heeft goedgekeurd, wordt een juridisch contract tussen beide partijen gecreëerd. De fabrikant stuurt u de kasten en stuurt een factuur voor het totale verschuldigde bedrag. Die factuur verwijst naar het PO-nummer. Dus wanneer u de factuur ontvangt, kunt u deze vergelijken met de bestelling om te controleren of de twee documenten overeenkomen. Als ze dat doen, ga je gang en betaal. Als ze dat niet doen, heeft iemand een fout gemaakt die je moet onderzoeken.
Hoe integreer je een inkooporder systeem in jouw bedrijf?
Als u nog nooit PO's hebt gebruikt, zou het u vergeven zijn als u denkt dat het net zo eenvoudig is als het opzetten van een inkoopbestelsjabloon in Microsoft Word of uw boekhoudsoftware. Deze opties zijn ideaal voor het maken van een fysiek inkooporderdocument, maar er zijn enkele extra dingen waar u aan moet denken voordat u een PO-systeem in uw bedrijf kunt integreren:
Wie doet de aankoop?
Een primaire inkooporderbeheerder moet het inkoopbestelsysteem beheren. Dit centraliseert uw inkoop en geeft u een duidelijk overzicht van hoeveel geld wordt uitgegeven. Zodra een PO is aangemaakt, kan de beheerder de kosten direct in het bedrijfsbudget factureren. In wezen begint u met het overnemen van creditcards uit de handen van algemeen personeel.
Wat is het proces om een aanvraag in te dienen?
Elk PO-proces begint met een aanvraag. Dit is een inkooporderaanvraag die werknemers indienen wanneer ze goederen of services moeten kopen. U moet een gestandaardiseerde aanvraagsjabloon maken die alle personeelsleden vervolgens moeten gebruiken. Veel kleine bedrijven laten hun personeel eenvoudigweg hun verzoek e-mailen naar een manager, die contact onderhoudt met de beheerder om een budget toe te wijzen, goedkeuring voor de aankoop krijgt en de benodigde PO verhoogt.
Het toevoegen van een aanvraagsysteem zorgt ervoor dat medewerkers een gecentraliseerde duim omhoog moeten krijgen voordat ze iets kopen, zodat er niets door de kieren glijdt. Binnenkort beschikt u over voldoende gegevens om bij te houden hoe werknemers supplies gebruiken en inkooppatronen herkennen, zoals, zijn er mogelijkheden voor korting op inkoopvolume bij een leverancier?
Hoe log je de PO in?
Beheerders kunnen ervoor kiezen een aanvraag goed te keuren, af te wijzen of te markeren voor verdere discussie. Nadat de aanvraag is goedgekeurd, moet de PO-beheerder een bestelnummer aan de bestelling toewijzen - u kunt elke gewenste alfanumerieke code gebruiken - en deze opnemen in een PO-register. Het bijhouden van een register zorgt ervoor dat u een lopend totaal van aankopen behoudt. U kunt de impact van een aanvraag bekijken voordat u deze goedkeurt en uw budget bijwerken telkens wanneer een bestelling wordt geplaatst. Het is ook een belangrijk onderdeel van controletrajecten, zodat er geen discrepanties bestaan tussen leveringen die binnenkomen en uitbetalingen.
Hoe gaat u met leveranciers om?
Natuurlijk moet u uw leveranciers laten weten dat u naar een PO-systeem verhuist. Dit is net zo eenvoudig als contact opnemen met uw leveranciers en hen informeren dat u een inkooporder indient voordat u een betaling voor goederen doet. Hoe u de PO naar de leverancier krijgt, is aan u - meestal zal de beheerder het rechtstreeks naar de ontvanger e-mailen.
Zodra de leverancier uw bestelling heeft ontvangen, moeten ze deze zorgvuldig controleren op fouten voordat ze de te leveren goederen voorbereiden. Veel grotere leveranciers zijn gewend aan PO-back-ups en hebben systemen die uw account markeren als u probeert te kopen zonder een PO.
Hoe verzoent u factuurbetalingen met het PO-register?
Als u een actueel PO-register bijhoudt, is het niet bijzonder moeilijk of tijdrovend om facturen of creditcardafschriften te vergelijken met de inkooporder. U wilt alleen een aankoop markeren die niet met een PO is geregistreerd. Dan is het een kwestie van trainingspersoneel om overtollige aankopen in de toekomst te elimineren.
Moet u het aankooporderproces automatiseren?
In plaats van dingen handmatig te doen, zou je ervoor kunnen kiezen om te investeren in sommige aankoopsoftware voor eigenaren van kleine bedrijven. Deze systemen kunnen uw aanvragen en routinegoedkeuringen automatiseren en automatisch PO's genereren, wat het geheel een stuk minder uitdagend maakt. Ze beheren uw inkoopdocumenten ook vanuit één gecentraliseerd op één locatie, overal toegankelijk, waardoor het gemakkelijker wordt om bestellingen overal onderweg te beheren. Sommige systemen hebben andere handige functies, zoals een leverancierscatalogus om inkoopaanvragen eenvoudiger en handiger voor uw werknemers te maken.
Platformen zijn zo breed als ze lang zijn en er zijn tal van beoordelingswebsites online om u te helpen bij het verfijnen van de opties. Maak zoals altijd gebruik van de demo's en gratis proefperioden, zodat u zeker weet dat u de juiste beslissing hebt genomen voordat u koopt.
