Segregatie van functies in contanten is een tactiek om het risico van accidenteel en opzettelijk geldverlies door werknemers te verminderen. De persoon die het meest waarschijnlijk geld van een bedrijf steelt, is een medewerker voor de lange termijn in een werkomgeving die functiescheiding mist. Tussenscheiding van liquide middelen komt het meest voor bij grotere bedrijven, maar kleine bedrijven kunnen ook profiteren van een minimale functiescheiding of een manager hebben die de contante taken grondig controleert en controleert. Een juiste functiescheiding in een kasbedrijf vereist autorisatie, bewaring, registratie en afstemming.
machtiging
Autorisatie is de eerste stap in de chain of custody. Slechts één persoon is bevoegd om een plicht uit te voeren. Een persoon kan bijvoorbeeld post en cheques ontvangen, maar hij mag de cheques niet onder zijn hoede houden, noteren of het grootboek waarmee de cheques zijn ingevoerd, verzoenen. Daarnaast kan hij stortingen autoriseren of voorbereiden, maar hij kan niet naar de bank gaan om het geld te storten. Soms kan een persoon die een cheque goedkeurt in een kleiner bedrijf dit alleen verzoenen als een andere medewerker of manager het heeft gedeponeerd en geregistreerd.
Hechtenis
De duur van de bewaring hangt af van de plicht. Een kassier die in de meeste gevallen bijvoorbeeld geld afhandelt voor een dienst van acht uur, moet zijn eigen geldlade niet verzoenen. Het zou acceptabel zijn als ze haar eindtotalen zou tellen en optekenen, maar een superieur zou de totalen met elkaar moeten verzoenen om de contanten tegen ontvangsten te verifiëren. Dit zorgt ervoor dat al het geld wordt verantwoord en er niemand ontbreekt.
opname
Opnemen is de contante plicht die vereist dat een manager of werknemer een contantentotaal fysiek of elektronisch registreert in de boekhouding van het bedrijf. Deze contante betaling zorgt voor een papieren spoor dat het geld volgt. In ons vorige voorbeeld moet de manager die de kassalade heeft verzoend een andere manager krijgen om het geld voor storting of contanten bij de hand te nemen. Wanneer meerdere mensen contant geld verwerken, is het essentieel taken te scheiden in de gehele voogdijketen.
Verzoening
Verzoening is de laatste stap in de scheiding van contante taken en de chain of custody. Het zorgt ervoor dat iedereen die het geld heeft afgehandeld, de geldmiddelen, cheques of stortingen correct heeft verwerkt. Wanneer een manager of medewerker de kassatotalen voor de dag of week verzoent, biedt dit een mogelijkheid voor het bedrijf om fouten in de boekhouding op te vangen of om potentiële interne diefstal te ontdekken. Het bedrijf moet altijd een andere persoon verzoenen dan degene die het geld heeft ontvangen, behandeld of geregistreerd.
