Ongeacht het type bedrijf dat u bezit, u moet weten wat er nodig is om een kantoor te runnen en een budget voor te bereiden binnen een bereik dat de inkomsten van het bedrijf niet overschrijdt. Een basisbudget moet alleen uitgaven omvatten die absoluut noodzakelijk zijn voor het besturen van het bedrijf. Naarmate de inkomsten stijgen, kunt u het budget dienovereenkomstig aanpassen.
Items die je nodig hebt
-
Lijst met uitgaven
-
Budgetteringsoftware zoals Quicken of computersoftware zoals Microsoft Excel of een boekhoudingsboek
Bereken op basis van het jaarbudget van het bedrijf een redelijk totaalbudget voor het kantoor, meestal binnen 10 tot 15 procent van het jaarlijkse bedrijfsbudget.
Neem de tijd om na te denken over wat absoluut noodzakelijk is om uw bedrijf te runnen, bijvoorbeeld nutsbedrijven (elektriciteit, telefoon, internet, water, gas) of kantoorbenodigdheden (pennen, potloden, juridische blokken, kopieerpapier, nietmachine / nietjes, tape) printerinkt, verzendartikelen, opslagbenodigdheden). Afhankelijk van uw branche hebt u mogelijk gespecialiseerde apparatuur of benodigdheden nodig.
Schat de maandelijkse gemiddelde kosten voor alle hulpprogramma's en hoeveelheden kantoorbenodigdheden (d.w.z. één exemplaar van kopieerpapier per maand). Doe wat onderzoek naar leveranciers van nutsvoorzieningen of kantoorbenodigdheden om de meest kosteneffectieve prijzen te krijgen en vraag hen om offertes te sturen.
Vermenigvuldig de kosten van de items maal de maandelijkse hoeveelheid om de totale maandelijkse kosten per item te krijgen. Tel de totale maandelijkse kosten bij elkaar op voor een totaal maandelijks budget. Vermenigvuldig het totale maandbudget met 12 (voor 12 maanden) om een jaarlijks kantoorbudget te krijgen.
Vergelijk het totaal met de oorspronkelijke schatting (bepaald in stap 1). Als het totaal minder is, past u de schatting niet aan - gun uzelf wat "speelruimte" voor onverwachte of hoger dan verwachte uitgaven. Als het totaal meer is, kijk dan nog een keer naar het voorgestelde budget. Overweeg kosten te elimineren die niet absoluut noodzakelijk zijn, de benodigde hoeveelheid benodigdheden te verminderen of meer onderzoek te doen naar leveranciers.
Als uw totale budget niet aanpasbaar is en alleen de noodzakelijke uitgaven bevat, past u uw schatting aan uw nieuwe totaal aan en probeert u op andere punten in te korten om een gebalanceerd budget voor uw bedrijf te behouden.
Tips
-
Begrotingen moeten actief worden beheerd. Overweeg om de begroting maandelijks in te delen. Regelmatige monitoring van het budget voorkomt consistente overbudgettering en biedt tijd om fondsen waar nodig opnieuw toe te wijzen. Evalueer het budget op kwartaalbasis om grootschalige aanpassingen te plannen of om nieuwe items op te nemen.
Waarschuwing
Als u teveel moet besteden aan een artikel, moet u er rekening mee houden dat het later moet worden aangepast of dat uitgaven aan een ander artikel moeten worden verlaagd om het budget in evenwicht te houden. Als u uiteindelijk minder aan een artikel besteedt, probeer dat dan als een nieuwe standaard te gebruiken om op de lange termijn geld te besparen.
