Bedrijven gebruiken handleidingen voor het beheer van kantooradministraties om werknemers te trainen, software aan te maken of aan te schaffen en de efficiëntie op kantoor te verbeteren. Software is een groot deel van de kantooractiviteiten en vereist procedures voor het definiëren van computerbewerkingen zoals beveiliging, het maken van databases en toegang, e-mailprotocol en virusbeveiliging. Het procedureshandboek bevat vaak stroomdiagrammen die helpen bij het maken of kopen van software die voldoet aan de behoeften van uw kantoor.
Kantoorbeheerders zijn verantwoordelijk voor het verwerken en beheren van records en documenten; voorbereiden op vergaderingen, conferenties en speciale evenementen; reisarrangementen maken; en communiceren met klanten, management, leveranciers en personeel. Een effectieve procedurehandleiding beschrijft kantoorpraktijken duidelijk en met zo veel mogelijk details. Een nieuwe werknemer moet de handleiding kunnen raadplegen voor informatie over kantoorprocedures.
Items die je nodig hebt
-
3 ringen map
-
Tekstverwerkingssoftware
Hoe u administratieve kantoorprocedures schrijft
Identificeer de procedures
De procedurehandleiding voor de kantooradministratie bestaat uit verschillende procedures. Begin met de meest algemene procedures op het hoogste niveau en werk tot in de details. Er zou een stroomdiagram op hoog niveau moeten zijn dat aangeeft hoe elke procedure in die categorie past. Stroomdiagrammen maken het heel eenvoudig om nieuwe werknemers te trainen, omdat het een grafische weergave is van hun werkstroom. Het onderstaande voorbeeld is een eenvoudige illustratie van enkele kantoorprocedures.
1. Office-records
1.1 Verbruiksartikelen kopen 1.2 Archivering 1.3 E-mailafhandeling 1.4 Planning
1.3 Afhandeling van e-mail
1.3.3 E-mail ontvangen -> 1.3.4 E-mail sorteren -> directe reactie vereist? -> Ja -> Markeren als urgent -> Bezorg nee -> Niet markeren -> bezorgen
Geef bij het schrijven van de handleiding schriftelijke informatie voor elke subkop. Bijvoorbeeld:
1.3.3 E-mail ontvangen De e-mail wordt in de postkamer gesorteerd en vóór 10 uur aan de postbunker van de afdeling bezorgd. De kantoorassistent neemt de e-mail op, sorteert deze (zie 1.3.4) en bepaalt of de e-mail onmiddellijk moet worden beantwoord (zie 1.3.5).
Procedure-informatie verzamelen
Dit is de belangrijkste stap in het schrijfproces en zal de meeste tijd vergen. Zorg ervoor dat u de procedure begrijpt die u beschrijft en de reikwijdte van het project. Begrijp het publiek voor deze procedure en hoe het in procedures van een hoger niveau past. Wie zijn de leveranciers van de procedure? Wie zijn de eigenaars en materiedeskundigen? Wie zijn de klanten? Als u een goed begrip van het bovenstaande hebt, gaat u als volgt te werk:
- Schrijf een reeks interviewvragen. Wat is het dat je moet weten om een gedetailleerde procedure te schrijven?
- Voer de interviews uit en documenteer de resultaten.
- Maak een stroomdiagram dat de invoer voor het proces, de werkstappen en de uitvoer weergeeft.
- Bekijk de stroomdiagrammen die u hebt gemaakt met de proceseigenaren op nauwkeurigheid.
Schrijf een concepthandleiding
Kies een formaat voor de handleiding en zorg ervoor dat het management akkoord gaat met dat formaat. Geef een overzicht van de hele handleiding. U wilt de handleiding niet herschrijven omdat er geen overeenstemming is over het formaat of de inhoud. Gebruik een ringband met 3 ringen zodat wijzigingen en updates eenvoudig kunnen worden doorgevoerd. Neem het volgende op voor elke gedocumenteerde procedure:
- Titel
- Invoering
- Overzicht
- Datum van herziening
- Eigenaar procedure - Gebruik titels zoals van toepassing en vermijd het gebruik van persoonlijke namen
- Stroomdiagram met stapsgewijze beschrijvingen
- Definities
- Materialen of software gebruikt in de procedure
- Afbeeldingen, tabellen, grafieken en afbeeldingen waar van toepassing
Bekijken en bewerken
Laat de handleiding controleren door het verantwoordelijke managementteam, de proceseigenaar en de klant van de procedure. Als de klant extern is van de organisatie, moet u goedkeuring van het management hebben voordat u een beoordeling aanvraagt.
Misschien wilt u dat iemand anders dan de auteur elke stap in het proces doorloopt om de nauwkeurigheid en volledigheid ervan te testen. Als er juridische beperkingen zijn, moet u ervoor zorgen dat uw interne juridische organisatie de handleiding controleert op naleving.
Analyseer en corrigeer eventuele tekortkomingen tijdens het beoordelingsproces en schrijf de definitieve versie. Ontvang definitieve goedkeuringshandtekeningen op het juiste niveau voordat u het document publiceert.
Benoem één eigenaar van de handleiding die verantwoordelijk is voor het documenteren van updates.
