Van tijd tot tijd kunnen werknemers hun herinneringen aan het uitvoeren van bepaalde taken opfrissen. Evenzo zullen nieuwe werknemers bij een organisatie zo snel mogelijk het touw willen leren, zonder supervisors of collega's met ontelbare vragen te hoeven onderbreken. Een procedureshandboek voor een kantoor volbrengt beide doelen, terwijl het schriftelijke protocollen en prestatieverwachtingen levert waarnaar later kan worden verwezen in evaluaties van medewerkers en documentatie voor disciplinaire maatregelen.
Identificeer het doel en de reikwijdte van de kantoorhandleiding die u wilt ontwikkelen. De inhoud van kantoorhandleidingen valt over het algemeen in twee categorieën: (1) hoe om te gaan met mensen en (2) hoe specifieke taken uit te voeren, inclusief de werking van apparatuur die nodig is om goederen en diensten te creëren, beheren en leveren. Office-handleidingen bevatten vaak ook organigrammen, bronmappen en voorbeeldformulieren. De complexiteit van een kantoorhandleiding is gebaseerd op wie de doelgebruikers zullen zijn. Als de inhoud bijvoorbeeld betrekking heeft op klantenrelaties en hoe klachten te verwerken, is het niet zinvol om hoofdstukken op te nemen over hoe een heftruck werkt of hoe met gevaarlijke materialen om te gaan.
Bepaal de formaatpresentatie die het beste aansluit op de behoeften van uw bedrijf. Hoewel kantoorhandleidingen meestal worden gezien als richtlijnen die op papier worden afgedrukt en worden geplaatst in drieringmappen met tabbladen voor onderverdelingen, heeft technologie de deur geopend naar spannendere - en ook economischer - methoden voor het leveren van informatie. Overweeg bijvoorbeeld of een online procedureshandleiding het voor werknemers gemakkelijker en sneller zou maken om toegang te krijgen tot informatie door trefwoorden in te voeren. Een elektronisch formaat kan ook het proces van het updaten en herzien van inhoud vergemakkelijken, evenals het opnemen van audio-inhoud en videodemonstraties om het leren te verbeteren.
Maak een lijst van alle hoofdstukonderwerpen die u met uw handleiding wilt behandelen. Als u bijvoorbeeld besluit om richtlijnen te schrijven voor het gebruik van verschillende soorten kantoorapparatuur, identificeert u afzonderlijke secties voor computers, faxapparaten, telefoonsystemen, microfiches, fotokopieermachines, opnamesystemen, frankeermachines en collationeerapparaten. Bepaal of u zelf alle inhoud gaat schrijven of wijs de eerste versie van elke sectie toe aan personen die bekend zijn met het onderwerp.
Organiseer de procedurele stappen van de meest eenvoudige concepten naar die die gecompliceerder zijn. Overweeg of het opnemen van foto's, tekeningen, tabellen of andere grafische afbeeldingen het begrip van de gebruiker van het materiaal aanvult. Geef een woordenlijst met acroniemen en taakspecifieke terminologie. Voorzie, waar mogelijk, voorbeelden van hoe invorderingsopdrachten, reiskostenvergoedingen, vakantieaanvragen, tijdfiches, klantenbonnen en andere door het bedrijf gebruikte formulieren moeten worden ingevuld.
Bepaal een tijdsbestek voor het invullen van elk deel van de nieuwe handleiding. Stel zonodig elke dag een blok tijd in om inhoud te onderzoeken, te schrijven, te beoordelen en samen te stellen.
Laat de inhoud voorafgaand aan de verspreiding door HR-personeel en juridisch personeel herzien om ervoor te zorgen dat de taal duidelijk, overzichtelijk en in overeenstemming is met nationale en federale mandaten en voorschriften. Geef elke ontvanger van de handleiding een aftekenvel met vermelding van hun toestemming om het materiaal te lezen en zich te houden aan de richtlijnen.
Tips
-
Een kantoorhandleiding moet altijd als een werk in uitvoering worden beschouwd en dus voortdurend worden herzien om ervoor te zorgen dat de inhoud een juiste weergave is van de procedures die worden gevolgd en van de apparatuur die wordt gebruikt om deze taken uit te voeren.
