Een klein bedrijf hebben betekent vaak dat er minder mensen beschikbaar zijn, ze hebben minder tijd en ze moeten vaak verschillende taken tegelijkertijd uitvoeren. Na het instellen van kantoorprocedures kan tijd, stress en geld voor alle betrokkenen worden bespaard. Standaardprocedure houdt in dat alle partijen weten hoe ze verder moeten gaan in hun dagelijkse activiteiten en waar de eindverantwoordelijkheid ligt.
Human Resource Issues
Menselijke hulpbronnen is een gebied waarop vooraf bepaald beleid en procedures het meest verwarring en conflicten kunnen elimineren. Er moeten duidelijke procedures zijn voor afwezigheden, telefoongebruik, ziekteverlof, vakantieverzoeken, ziekteverzekeringsaangelegenheden en de veiligheid van werkruimten. Het is vaak een goed idee om een handleiding samen te stellen, hoe klein ook, om antwoorden op verschillende problemen te bieden voordat problemen zich voordoen. Medewerkersconflicten, diefstal, intimidatie, geweld op de werkplek en andere belangrijke kwesties kunnen worden afgewisseld met duidelijk beleid en procedures voor het beheer van deze situaties. Werknemersbeoordelingen en waarschuwingen kunnen worden behandeld, evenals de datums van de voordelenpakketten en andere vragen.
Baanplichten
Met name kleine kantoren hebben moeite om de exacte taken van het personeel te omschrijven. Verwarring kan worden weggenomen door ervoor te zorgen dat werknemers weten wat hun functie inhoudt en welke aanvullende taken zij eventueel moeten uitvoeren. Hiervoor zijn mogelijk organigrammen vereist die aangeven wie de overname overneemt wanneer anderen op zieken- of vakantiedagen afwezig zijn. Duidelijk schetsen van wie het laatste woord heeft op specifieke gebieden kan een lange weg afleggen naar het voorkomen van verwarring en harde gevoelens binnen het kantoornetwerk. Volgens Smallbiztrends.com is de officemanager waarschijnlijk degene die extra taken opneemt, zoals personeel, inkoop en informatietechnologie, die verder gaan dan de traditionele administratieve taken.
Financiële procedures
De kosten kunnen snel uit de hand lopen bij het runnen van een klein bedrijf, dus een gebruiksvriendelijk kantooraccountingprogramma is cruciaal voor goede kantoorprocedures. Bedragen voor te betalen en te ontvangen transacties op een dagelijkse basis kunnen eenvoudig worden geopend om ervoor te zorgen dat het bedrijf binnen budgetbeperkingen werkt. Toegang tot financiële gegevens kan worden beperkt tot degenen die het moeten weten. De procedures voor het beheer van contant geld en kleine aankopen moeten duidelijk zijn, met eenvoudige registratie. Formulieren moeten worden gestandaardiseerd voor problemen met inkoop, voorraad, facturering en onderhoud.
