Het meeste werk in bedrijven bestaat uit een groot aantal projecten. Deze projecten lopen in de breedte en kunnen bouw, marketingonderzoek, webgerelateerde, introductie van nieuwe producten en bedrijfsacquisitieprojecten omvatten. Hoe dan ook, iemand moet het project leiden en een checklist ontwikkelen om het werk af te ronden. Vervolgens moeten de verantwoordelijkheden worden geanalyseerd en toegewezen. U moet voldoende tijd laten om het project op tijd af te krijgen. Daarom zijn er enkele belangrijke dingen om te overwegen bij het starten van een nieuw project.
Lijst met taken
De eerste overweging bij het starten van een project is het opsommen van specifieke taken. De projectleider, die een directeur of manager kan zijn, zal meestal toezicht houden op het project. Daarbij moet hij alle noodzakelijke taken of functies vermelden om het project tot een goed einde te brengen. Een bouwproject vereist bijvoorbeeld een selectie van een bepaalde locatie, financiering, vergunningen en inkoop van grondstoffen zoals hout en beton. Bijkomende taken moeten worden opgenomen om de constructie van het gebouw of de constructie te voltooien. Geef bij het starten van een project een volledige lijst van alle betrokken taken. Ontmoet andere managers om ervoor te zorgen dat uw lijst accuraat en volledig is. Een andere afdelingsmanager weet mogelijk van extra taken die voor het project zijn vereist.
Begroting
Je hebt meestal een budget voor je project. Als projectleider is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u het project op of onder het budget voltooit. Een manier om dit te bereiken is om alle betrokkenen kosten te laten maken voor hun opdrachten. Bepaalde personen zullen meer expertise hebben in het schatten van materiaalkosten dan de projectleider, vooral als er verschillende gespecialiseerde professionals aan het project zullen werken. Voeg zoveel mogelijk 10 procent tot 15 procent extra toe aan de kosten van het project als buffer, aldus Social Signal, consultants voor de sociale media-industrie. Je kunt deze 10 perfect tot 15 procent buffer alleen toevoegen wanneer je je businessplan van tevoren schrijft - wanneer je van tevoren weet wat het project is.
Middelen
Een ander belangrijk onderdeel van de controlelijst voor het opstarten van projecten is het bepalen van de resource die u nodig hebt. Middelen omvatten aannemers, bureaus en andere externe leveranciers die u zullen helpen bij het project. Er zijn bijvoorbeeld aannemers nodig voor bouwprojecten. Mogelijk hebt u een marketingonderzoeksbureau nodig om telefonische enquêtes uit te voeren voor uw project. Bronnen kunnen ook referentiematerialen of rapporten bevatten; of speciale software die u nodig heeft om het project te voltooien.
Taaktoewijzingen en verwachte datums
Mensen die aan uw project werken, moeten bepaalde taken toegewezen krijgen. Delegatie-opdrachten helpen u om meer gedaan te krijgen in een sneller tempo. Ken taken toe aan mensen die zijn gespecialiseerd in specifieke gebieden die verband houden met de taken. Financiële managers kunnen bijvoorbeeld werken aan het projecteren van omzet en winst voor een nieuw productintroductieproject. Marketingmanagers kunnen werken aan taken gerelateerd aan productconcepten of ideeën, prijzen, advertenties en distributie. Bovendien moeten de vervaldatums voor alle projecten worden vastgesteld. De beste manier om projecttaken en einddatums toe te wijzen, is door middel van vergaderingen. Geef vervolgens een lijst met alle projecttaken en mensen die verantwoordelijk zijn voor het invullen ervan. Distribueer de lijst naar alle betrokkenen in het project. Regelmatig bijeenkomen om ervoor te zorgen dat taken tijdig worden uitgevoerd.
Rampenplannen
Zorg dat er altijd onvoorziene omstandigheden zijn ingebouwd in uw projectchecklist. Soms zijn taken soms moeilijk op tijd af te ronden. Een drukwerkleverancier kan bijvoorbeeld te laat zijn met het tijdig afdrukken van visuele verkoophulpmiddelen. Bepaalde grondstoffen zijn mogelijk niet te verkrijgen. Daarom moet u back-upplannen bedenken om aan uw deadlines te voldoen. U kunt bijvoorbeeld mogelijk een ander grondstof vervangen voor een bouwproject; of lever een ontwerp van de verkoop visuele hulpmiddelen als ze niet zijn afgerond. Informeer vervolgens leidinggevenden of uw baas wanneer de definitieve kopieën van visuele hulpmiddelen voltooid zijn.
