In de wereld van de boekhouding worden inkomsten- en onkostentransacties vastgelegd met behulp van een specifiek proces dat is opgezet om elke transactie bij te houden en te classificeren, zodat ze later eenvoudig kunnen worden teruggehaald. Accountants registreren transacties voortdurend en elke maand moet deze gegevens kunnen sorteren en classificeren in een indeling die een set financiële overzichten oplevert, inclusief de resultatenrekening en de balans van de onderneming. Elk deel van een bepaalde financiële transactie wordt vastgelegd in rekeningen die gebruikmaken van identificatiecodes, genaamd grootboekcodes.
Tips
-
Bedrijven gebruiken vaak grootboekcodes (GL) om boekhoudgegevens op verschillende manieren te classificeren. Met deze codes kan het bedrijf transactiegegevens sorteren, zodat het verschillende boekhoudrapporten kan produceren en het de mogelijkheid biedt om de boekhoudtransacties van het bedrijf op verschillende handige manieren te analyseren.
Wat is een GL-code?
Bedrijven gebruiken vaak grootboekcodes (GL) om boekhoudgegevens op verschillende manieren te classificeren. De codes kunnen variëren van een eenvoudige driecijferige reeks tot een code met verschillende delen, die elk een classificator aanduiden zoals een dochterondernemingnummer, bedrijfsonderdeel, afdeling of andere indeling.
Met deze codes kan het bedrijf transactiegegevens sorteren, zodat het verschillende boekhoudrapporten kan produceren en het de mogelijkheid biedt om de boekhoudtransacties van het bedrijf op verschillende handige manieren te analyseren.
Deze GL-codeaccounts worden opgesteld in een specifieke volgorde, gedefinieerd door het principe van dubbele boekhouding. De GL-codes worden op volgorde geplaatst van activa zoals contanten, debiteuren, voorraad en apparatuur, verplichtingen en eigen vermogen. Het aantal accounts in dit gedeelte kan maar vijf of zelfs 100 of meer bedragen, afhankelijk van de complexiteit van het bedrijf.
De lijst met GL-rekeningen omvat ook de rekeningen die deel uitmaken van de winst- en verliesrekening, van opbrengsten en andere inkomstenrekeningen naar bedrijfskosten en niet-operationele kostenrekeningen, zoals rentelasten.
Het grootboek
Het grootboek van een bedrijf fungeert als het stamrecord voor alle financiële transacties. De GL kan onderverdelingen opnemen, bijvoorbeeld om records per bedrijfseenheid bij te houden, die alle worden samengevoegd in het grootboek. Al deze informatie wordt dan de basis voor de jaarrekening van het bedrijf.
De GL slaat de details op elke boekhoudtransactie op. Deze informatie is nuttig wanneer een accountant een paar jaar later moet onthouden waarom het bedrijf een ongewoon grote hoeveelheid geld besteed aan kantoorbenodigdheden een maand, of een bedrijf betaalt per ongeluk twee keer per factuur en moet zich verdiepen in de betalingsgegevens om los het probleem op. Accountants maken vaak aantekeningen in het computersysteem wanneer ze journaalboekingen doen naar de GL voor toekomstig gebruik.
Wat zijn vermeldingen in Grootboek?
Grootboekposten zijn geregistreerde transacties die een bedrijf verricht waarbij geld betrokken is. Deze transacties worden meestal eerst in een boekhoudkundig tijdschrift gemaakt en deze informatie wordt samengevat en in het grootboek geplaatst.
Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden koopt, registreert het de uitgaande contanten door een creditboekingangst aan te brengen op de balansrekening van de balans, een debetboekingang om zijn activumrekening voor kantoorbenodigdheden te verhogen en een debetjournaalboeking naar zijn kantoorkostenrekening, die op de resultatenrekening zal verschijnen.
Na het invullen van deze journaalboekingen, stuurt de accountant ze naar het grootboek om het invoerproces te voltooien. Veel geautomatiseerde boekhoudsystemen houden het journaalboekingsproces transparant, zodat alle transacties direct in het grootboek worden verwerkt.
Het rekeningschema
De GL-rekeningen houden zich aan een specifieke volgorde en structuur, het rekeningschema genoemd, dat het mogelijk maakt om te controleren op bepaalde soorten fouten en consistente en ordelijke financiële overzichten te produceren. Bedrijven maken doorgaans gebruik van boekingen met dubbele boekhouding bij het opnemen in een grootboek en moeten compenserende afschrijvingen en tegoeden gebruiken om elke boeking te registreren.
De hoofdlijst met GL-accountcodes of rekeningschema bevat alle balansrekeningen en vervolgens alle inkomstenrekeningen. Accountants kunnen vervolgens een rapport uitvoeren met de naam een proefbalans, die elke GB-rekening en het bijbehorende saldo toont. Aangezien elke transactie ten minste één debet- en creditboeking moet hebben die elkaar rechtstreeks compenseren, moet het rapport van de proefbalans aantonen dat de som van alle rekeningen gelijk is aan nul. Als dit niet het geval is, kan een debet of credit ontbreken of verkeerd worden vastgelegd.
