Bedrijven verzamelen vaak teams om een specifieke taak of doel te bereiken. Het project verloopt in verschillende fasen en de voortgang wordt continu bewaakt. Projecten worden door een reeks fasen geleid, van het definiëren van het project tot de evaluatie van het succes van het project. De definitie- of initiatieffase begint het proces, waarbij teamleden worden geïdentificeerd en een projectmanager wordt geselecteerd. Tijdens de planningsfase worden doelstellingen uiteengezet en verantwoordelijkheden toegewezen. Monitoring vindt plaats tijdens de uitvoeringsfase, wanneer het werk van het project is voltooid. De laatste evaluatiefase komt wanneer het project is voltooid en een beoordeling wordt uitgevoerd om te zien of de doelstellingen zijn bereikt.
Monitoring informatie
In de uitvoeringsfase waarin de feitelijke taken van het project in uitvoering zijn, is het van essentieel belang om informatie te controleren om bij te houden wat er wordt bereikt. De projectmanager kan het project faciliteren door te communiceren met teamleden en klanten. Door hands-on monitoring kan de teamleider ervoor zorgen dat individuele deelnemers blijven bij het originele plan voor het project en gefocust blijven op vooraf bepaalde doelen. De projectmanager maakt zorgvuldige aantekeningen om alle aspecten van het project te volgen en eventuele problemen aan te pakken.
Voortgang bewaken
Time management monitoring wordt uitgevoerd door de projectmanager om ervoor te zorgen dat de deadlines gehaald worden naarmate het project vordert. Urenregistratie wordt gebruikt om de tijd te controleren die individuele teamleden besteden aan taken binnen het project. De teamleider kan elke keer dat er managementproblemen zijn, identificeren en oplossen.
Monitoring van de begroting
Het kostenbeheer wordt uitgevoerd door de projectmanager om te zorgen dat het project binnen of onder het budget komt. Kosten binnen het project worden geïdentificeerd en uitgaven worden goedgekeurd voordat een aankoop wordt gedaan. De projectmanager houdt een centraal overzicht bij van alle kosten die het project maakt. Hij kan dan bepalen of de uitgaven voldoende worden gebudgetteerd en zo niet, speciale goedkeuring verlenen voor noodzakelijke uitgaven.
Kwaliteit bewaken
Om de kwaliteit effectief te kunnen volgen naarmate het project vordert, moeten het team en de projectmanager kwaliteitsrichtlijnen opstellen vóór de uitvoeringsfase. Zodra de teamleider weet hoe kwaliteit moet worden gemeten, kan hij actie ondernemen om de kwaliteit van de output van het team te meten, eventuele kwaliteitsproblemen te identificeren en de nodige verbeteringen aan te brengen.
