Projectmanagement is een discipline waarbij een project wordt gepland, georganiseerd en gevolgd binnen de beperkingen van tijd, budget en middelen die daarvoor zijn toegewezen. Projecten beginnen met het definiëren van een doel op basis van een aangetoonde behoefte, en concluderen met het aantonen dat het project daadwerkelijk heeft voldaan aan de behoefte en het bereikte doel. Om dit te doen, wordt het project geleid door de fasen definitie, planning, uitvoering en levering.
Definitie
De definitiefase is de eerste en wordt soms de initiatieffase genoemd. In deze fase wordt de projectmanager ingehuurd of benoemd en selecteert vervolgens een team. Tijdens deze fase wordt de behoefte om door het project te worden bereikt zorgvuldig gedefinieerd. Individuen die worden getroffen door het probleem worden geraadpleegd, behoeften worden besproken en oplossingen besproken. De vroege documentatie van het project wordt ook tijdens deze fase gegenereerd. Dit houdt meestal een businesscase rechtvaardiging in voor het proces, een overzicht van het project en het definiëren van mijlpalen. Mijlpalen zijn punten waarop het project wordt gemeten om te verzekeren dat het op schema ligt.
Planning
Tijdens de planningsfase worden de afzonderlijke stappen in het project van het begin tot het einde bepaald. Kerndoelen zoals specifieke doelstellingen, zakelijke voordelen en projectdoelen worden gedefinieerd; de bestuurs- of beheersstructuur van het project wordt ook gedefinieerd. De managementstructuur in dit geval omvat het definiëren wie verantwoordelijk is voor wat en wie rapporteert aan wie. Het is van het begin af aan belangrijk om projectstappen, deliverables en de managementstructuur zorgvuldig te definiëren, zodat verantwoording en meetbaarheid gedurende het proces kunnen worden behouden en conflicten snel kunnen worden opgelost.
Uitvoering
De uitvoeringsfase van het project is meestal de langste fase van projectbeheer. Zoals de naam al aangeeft, wordt tijdens deze fase het eigenlijke werk aan het project uitgevoerd. Terwijl het werk aan de gang is, monitoren projectmanagers de voortgang, testen ze hun voltooid werk en prototypes en worden eventuele problemen opgelost. Naarmate de uitvoeringsfase vordert, worden groepen die zijn beïnvloed door het project geïnformeerd over en betrokken bij het project om te verzekeren dat de doelen worden bereikt, eventuele vragen te beantwoorden en eventuele vereiste documentatie, zoals handleidingen, te produceren.
Evaluatie en sluiting
De laatste fase van de levenscyclus van projectmanagement wordt de evaluatie- of afsluitingsfase genoemd. Het is tijdens deze fase dat het voltooide project wordt gepresenteerd en geanalyseerd om te bepalen of het een succes was. Dit is ook de leerfase. Debriefing vindt plaats over het totale project ten behoeve van toekomstige projecten. Eventuele problemen worden besproken, samen met de lessen die worden geleerd en mogelijke manieren om de volgende keer beter te doen. Een eindrapport en een kennisgeving voor het sluiten van een project worden meestal naar het management gestuurd op dit punt.
