Iedereen die in een kalenderjaar meer dan $ 600 verdient als contractant in plaats van als werknemer, moet een W-9-formulier invullen. Vrijwilligers en mensen die minder verdienen dan $ 600 zijn vrijgesteld van deze vereiste. De W-9 biedt bedrijven de informatie die ze nodig hebben om het inkomen van een aannemer op een 1099-formulier correct te rapporteren.
Onafhankelijke aannemers en huishoudelijke hulp
Een onafhankelijke contractant kan jaren met u samenwerken, maar geen formele medewerker zijn. Veel huishoudelijke helpers - denk aan landschapsarchitecten, meiden, klusjesmannen - en aannemers, zoals CPA's en advocaten, vallen in deze categorie. De Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) waarschuwt dat veel huishoudelijke hulpverleners - vooral nannies of babysitters - feitelijk als werknemers worden beschouwd en als zodanig moeten worden belast.
Het belangrijkste verschil is dat onafhankelijke contractanten bepalen hoe zij hun taken uitvoeren, terwijl werknemers meer van hun taak hebben gedicteerd door de werkgever. U vertelt uw webdesigner bijvoorbeeld wat u wilt dat uw website zegt, maar zij zal beslissen wanneer zij aan uw project werkt en hoe zij het benadert. Een kinderjuffrouw daarentegen moet vaste uren werken en haar taken op een door een werkgever voorgeschreven manier uitvoeren. Uw webdesigner wordt daarom beschouwd als een onafhankelijke contractant, maar de oppas wordt beschouwd als een werknemer.
freelancers
Freelancers voeren kortetermijnprojecten voor werkgevers uit. Dit zijn de mensen die een evenement speciaal maken - zoals fotografen, cateraars of muzikanten - of die helpen met een speciaal project - bijvoorbeeld webontwerpers of computerprogrammeurs. Het zijn geen mensen die regelmatig nodig zijn of voor een langdurig project. Je hoeft alleen een W-9 te verzamelen voor freelancers die minimaal $ 600 hebben betaald. Je zult waarschijnlijk om een foto van een fotograaf moeten vragen (tenzij je een fotograaf hebt ingehuurd bij een bestaand bedrijf), maar je hebt er geen nodig voor de student die je $ 100 hebt betaald om je persbericht te schrijven.
consultants
Een consultant is gespecialiseerd in het beantwoorden van een specifieke vraag of het geven van advies aan iemand over een situatie. Dit kan een marketingspecialist of een interieurontwerper zijn. De consultant kan een of meerdere keren een klant ontmoeten om specifieke kennis over zijn expertisegebied te delen. Een winkel kan een consultant inschakelen om het personeel te behouden of de winstgevendheid te verbeteren. Een persoon aan de andere kant kan een financieel adviseur in dienst nemen om te helpen bij het plannen van een beleggingsstrategie of een pensioenplan. Het is een goed idee om een W-9 te krijgen van consultants die u inhuurt.
Bedrijven en LLC's
Of u een 1099 al dan niet moet indienen en dus een W-9 moet verzamelen, hangt af van hoe uw contractanten hun belastingaangifte doen. Volgens de IRS hebben bedrijfsaannemers geen W-9 nodig omdat ze geen 1099 vereisen. Onderaannemers met een beperkte aansprakelijkheid, daarentegen, hebben een W-9 nodig als ze zich als een enkele entiteit aanmelden in plaats van als een corporatie. Als u niet zeker bent, vraag om een W-9. Als uw aannemer haar sofinummer of een persoonlijk werkgeversidentificatienummer gebruikt, moet u dit gebruiken om een 1099 in te dienen. Als de LLC zijn eigen EIN heeft, hoeft u deze niet te gebruiken.
