Bij het starten van een nieuwe organisatie, het bouwen van een team of het definiëren van een project, is het belangrijk om te weten wat het doel en de reikwijdte zijn. Het document dat wordt gebruikt om dit te verduidelijken, wordt een charterdocument genoemd.
Wat is een Charter-document?
Een charter is een formeel document dat is als een routekaart voor wat een organisatie, team of project moet zijn en wat het moet bereiken. Het omvat wie erbij betrokken is, wat de doelen zijn, wie de autoriteit heeft en over wie en wie en of er een levenscyclus is voor de groep of het project wanneer deze voltooid is.
Een historische oefening
Charterdocumenten bestaan sinds de middeleeuwen. De Magna Carta, die dateert uit 1215, verduidelijkte de rol van de koning van Engeland terwijl hij rechten vestigde voor de baronnen, andere bezitters van onroerend goed en de kerk.
Door de geschiedenis heen zijn charters gewaardeerde documenten die de organisatorische en projectrechten afbakenen, en ook wat er moest gebeuren. Van gecharterde bedrijven begiftigd met koninklijke machten als ze uiteengaan om de nieuwe wereld te ontdekken tot documenten die de koloniale rechten dicteren, zijn de charters van gisteren vergelijkbaar in het kader van de huidige organisatiedocumenten.
Wat is een projectstatuut?
Een projectcharter definieert niet alleen de ambities en spelers in een project; het beschermt het team tegen gevreesde 'scope creep' die veel projecten onhandelbaar laat worden.
Een charter wordt opgesteld vóór het projectplan; het beschrijft de doelstellingen en doelen van het project. Het bevat ook de achtergrond van het project, met uitleg over het doel en wat het moet bereiken. Het charter schetst de reikwijdte van het project en vermeldt wat de deliverables zijn, taken waarvoor het team verantwoordelijk is en banen waarvan het team niet verwacht dat het ook presteert. Dit laatste is van cruciaal belang om 'scope creep' te voorkomen, wat kan leiden tot steeds groter wordende verantwoordelijkheden, die uiteindelijk deadlines kunnen bedreigen.
Het handvest zou ook leiderschap, stakeholders en teamleden moeten dicteren. Het zal kritische data in het project en het budget beschrijven, samen met risico's en aannames, evenals afhankelijkheden en beperkingen. Het moet het bevoegdheidsniveau van de projectmanager verduidelijken, inclusief of ze personeel kunnen aannemen of ontslaan. Ten slotte moet een communicatiespelplan worden opgesteld, inclusief parameters over hoe snel antwoorden op zoekopdrachten worden verwacht.
Een projectcharter moet door principale belanghebbenden en management worden ondertekend. Het moet miscommunicatie verminderen en een sterk leidend licht geven voor de levensduur van het project. Het wordt ook beschouwd als een manier om een project te 'verkopen' aan het management ter goedkeuring.
Een goed teamcharter opstellen
Net als bij een projectcharter zou een teamcharter dezelfde dingen moeten doen voor elk team. De componenten zijn vergelijkbaar, maar eerder op het team toegepast dan op een project.
Het zal uitleggen waarom het team wordt gecreëerd en wat voor soort projecten het zal leiden terwijl het de doelstellingen voor de toekomstige en verhelderende parameters van het team schetst voor het meten van het succes van het team.
Het handvest geeft duidelijk de rollen aan - wie is de baas, wat hun autoriteit inhoudt, wie de teamleden zijn, welke vaardigheden ze allemaal aan tafel brengen en hoe die vaardigheden het best kunnen worden gebruikt. Het document onderzoekt het budget toegewezen aan het team en de middelen die tot hun beschikking staan. Ook wordt vastgelegd hoe interne audits en beoordelingen zullen worden uitgevoerd om voortgang te maken met de projecten van het team, samen met de uitvoering van teamevaluaties en de frequentie daarvan. Communicatiemethoden en verwachtingen moeten ook worden geschetst.
Een goed teamcharter moet helpen miscommunicatie tot een minimum te beperken en een team gefocust houden op zijn doelstellingen.
Charters als leidende krachten
Het handvestdocument verduidelijkt machtsstructuren, stelt communicatieplannen vast en dient als een ruwe leidraad voor begrotingen en toewijzingen. Dit alles kan worden gezien als hamstringend voordat ze zelfs maar kunnen beginnen. Maar het charter helpt projecten en teams te beschermen door richtlijnen en duidelijke ambities te stellen, evenals beperkingen op verwachtingen en rollen. Een goed geschreven charter document zal de ruimte voor teams, projecten en organisaties bieden en beschermen.
