Papierwerk maakt deel uit van het zakendoen, en het proces van het aannemen van een nieuwe medewerker is geen uitzondering. Er zijn bepaalde documenten die moeten worden ingevuld door nieuwe werknemers, zoals formulieren voor belastinginhouding en direct deponeringspapier. Alle benodigde formulieren samen met elk bedrijfspecifiek papierwerk moeten door de medewerker worden ingevuld en tijdig worden verwerkt, idealiter op de eerste dag van de werknemer.
Nieuwe personeelsadministratie
Nieuwe werknemers moeten een sollicitatieformulier invullen - als ze dat nog niet hebben gedaan - met vermelding van hun volledige adres, contactnummers, contactinformatie voor noodgevallen, referenties en alle eerdere werkervaring, samen met toestemming voor een achtergrondcontrole en toestemming voor drugs testen. De meeste medewerkers vullen de aanvraag in en tekenen toestemmingsformulieren tijdens het sollicitatie- en sollicitatieproces, maar als dat niet het geval is, zullen personeelsleden deze informatie nodig hebben voor het personeelsdossier dat is ingevuld en verwerkt.
Overheidsformulieren
De Amerikaanse overheid vereist dat voor elke nieuwe medewerker verschillende formulieren worden ingevuld. De Form I-9 verifieert de identiteit van elk ingehuurd individu en of hij wettelijk in aanmerking komt om in de Verenigde Staten te werken. Dit formulier moet uiterlijk op de eerste dag van het dienstverband worden ingevuld en ondertekend en door de werkgever worden bewaard, samen met een kopie van de socialezekerheidskaart van de werknemer. Formulier W-4 beschrijft de bronheffingen van een werknemer voor doeleinden van federale inkomstenbelasting. Werknemers moeten een nieuw formulier W-4 invullen als hun inhoudingstoelage in de loop van het jaar verandert.
Staat nieuw huurformulier
Alle werkgevers zijn volgens de federale wetgeving verplicht om elke nieuwe huur te melden - binnen 20 dagen na de ingehuurde datum - aan het Amerikaanse Office of Child Support Enforcement. Dit overheidsorgaan bepaalt of een werknemer kinderbijslagbetalingen verschuldigd is. Nieuwe medewerkers kunnen worden gerapporteerd met behulp van een kopie van formulier W-4 of een bedrijfsformulier met dezelfde informatie. Formulieren kunnen elektronisch of per post worden ingediend bij de staat van New Hires in de staat waar de werknemer werkt.
Directe stortingsformulier
Een direct stortingsformulier moet worden ingevuld en omgezet in de boekhoudafdeling. Een medewerker moet haar naam, adres en bankrekeningnummers vermelden en een lege ongeldige cheque toevoegen om de directe storting van haar salaris te ontvangen.
Ontvangst van werknemershandleidingen / handboeken
Nieuwe werknemers moeten een kopie krijgen van het bedrijfshandboek en het veiligheidshandboek, indien van toepassing. Elke werknemer moet een document ondertekenen en dateren met de erkenning dat zij de regels in het handboek heeft ontvangen en zich eraan houdt. Deze vormen zijn belangrijk, aangezien in een bedrijfshandboek alle bedrijfsregels zijn opgenomen, waaronder het drug- en alcoholbeleid, het beleid ten aanzien van seksuele intimidatie, de gedragscode van werknemers, geheimhoudingsbepalingen en niet-concurrentiebedingen en andere relevante bedrijfsinformatie.
