Efficiënt produceren van producten van hoge kwaliteit met winstoogmerk en binnen de grenzen van wet- en regelgeving blijven, vereist consistentie in operaties. Veel bedrijven helpen zichzelf door standaardwerkprocedures in te stellen, of SOP's, die stapsgewijze instructies geven voor het implementeren van belangrijke procedures. SOP's zorgen voor nauwkeurigheid en kwaliteitscontrole. Ze worden gebruikt in een verscheidenheid aan bedrijven en organisaties, met name in de overheid, productie, onderzoek en ontwikkeling, laboratoria en de academische wereld. Omdat individuele eenheden binnen bedrijven talloze procedures hebben, hebben ze elk verschillende SOP's nodig. Het is dus handig om de hoofden van elke eenheid een SOP-sjabloon te geven, die een vertrekpunt biedt voor het schrijven van hun eigen procedures en SOP-handleidingen. SOP-sjablonen bieden alle belangrijke componenten die elke procedure nodig heeft.
Leid SOP-schrijvers bij het bepalen van wat voor soort procedure moet worden geschreven. De sjabloon moet hen een eenvoudig besluitvormingsinstrument bieden op basis van het aantal beslissingen dat door werknemers moet worden genomen om procedures uit te voeren. Adviseer dat routinematige procedures die kort zijn alleen vereisen dat de werknemer een paar oordelen maakt en kan worden uitgeschreven in een eenvoudige stappenformat. Bijvoorbeeld: Do A, dan B, dan C. Merk op dat langdurige procedures die een paar beslissingen vereisen, een hiërarchische stappenindeling kunnen gebruiken, de werknemer vertellen in welke volgorde de procedure moet gaan en vaak substaps bevatten die moeten worden uitgevoerd om de procedure te voltooien. hele taak. Bied voorbeelden van stroomdiagrammen of infographics om procedures te beschrijven die ingewikkeld en langdurig zijn en waarvoor meerdere beslissingen moeten worden genomen. Bijvoorbeeld: Doe A. Als "normaal", doe B, C en D. Als "abnormaal", herhaal dan A om te bevestigen en doe dan E, F en G.
Beschrijf de moeren en bouten van het schrijven van elke procedure. Elke procedure moet bijvoorbeeld een titel, doel, reikwijdte en de methoden en verantwoordelijkheden hebben voor het uitvoeren van de procedure. Stimuleer of eis SOP-schrijvers om een uniforme naamgevingsconventie te gebruiken voor titelfuncties. Adviseer hen om de reikwijdte van de procedure te bepalen, zoals voor wie de procedure geldt, wanneer en onder welke omstandigheden. U kunt ook beschrijven wanneer u elke procedure niet moet gebruiken. Geef in het gedeelte methoden en verantwoordelijkheden stapsgewijs een protocol op voor het uitvoeren van een procedure. De sjabloon moet eenvoudige, korte zinnen met actiewerkwoorden bevatten.
Geef definities en resourcevereisten. Elke procedure moet een sectie hebben die de termen definieert die in het document worden gebruikt en die acroniemen beschrijven. Bovendien moet het medewerkers vertellen welke documenten, apparatuur of ander materiaal ze nodig hebben om de procedure uit te voeren. Verwijzing naar andere gerelateerde procedures die werkgevers ofwel van tevoren moeten uitvoeren of moeten weten om de taak te voltooien. Vergeet niet andere belangrijke componenten die de sjabloon moet hebben. Deze omvatten de ingangsdatum voor de procedure en de laatste datum waarop de procedure is beoordeeld.
Tips
-
Afhankelijk van uw bedrijf kan het ook belangrijk zijn om een beveiligingsniveau aan de SOP toe te kennen om duidelijk te maken welk niveau van autoriteit vereist is om de procedure uit te voeren. Gebruik de sjabloon om ook voorwaarden te beschrijven waaronder de medewerker de procedure betrouwbaar en veilig kan uitvoeren.
Waarschuwing
Neem altijd waar nodig richtlijnen over gezondheid en veiligheid of inbreuken op de regelgeving op. Voorzie een plaats in de sjabloon en gebruik methoden om belangrijke waarschuwingen te benadrukken, zoals vetgedrukt of side-boxen van deze berichten. Beschrijf wat er zou gebeuren als de procedure niet wordt gevolgd of incorrect wordt gevolgd, of dat nu leidt tot persoonlijk letsel, verlies van mensenlevens, schade aan apparatuur, gebrekkige producten, boetes, rechtszaken of bedrijfsbeëindiging.
