Formele zakelijke brieven vereisen een specifiek protocol, ongeacht de bedoeling van de brief. In de meeste gevallen moet een zakelijke brief kort en bondig zijn en meestal op één pagina passen. Hoewel u een duidelijke, formele schrijfstijl moet gebruiken, zijn er verschillende gevallen waarin het gebruik van afkortingen geschikt is om zowel ruimte als tijd te besparen.
Voorvoegsels en eerbetonen
Zowel de voorvoegsels als de eervolle vermeldingen worden naar verwachting afgekort in de aanhef en elders in de brief. Een zakelijke brief zou bijvoorbeeld beginnen met 'Geachte heer Johns', niet 'Geachte heer Johns'. De meervoudsvormen van alle voorvoegsels en eervolle vermeldingen worden ook afgekort, zoals "Messrs" voor meerdere mannelijke ontvangers en "Mses" voor meerdere vrouwelijke ontvangers.
Bedrijfsnamen
Zowel het briefhoofd als het "binnenadres" zullen bedrijfsnamen bevatten - die van de verzender en die van de ontvanger. Het is misschien niet juist om een deel van de bedrijfsnaam af te korten, tenzij de naam van het bedrijf is geregistreerd met een afkorting. Als het bedrijf bijvoorbeeld is geregistreerd als "Motts, Inc.", kunt u "Inc." gebruiken. in het binnenadres zonder 'Incorporated' uit te spreken. Vervang ook niet "&" voor "en" tenzij het deel uitmaakt van de bedrijfsnaam.
adressen
In tegenstelling tot de voorkant van een envelop moet de status worden gespecificeerd wanneer deze deel uitmaakt van uw briefhoofd, koptekst of binnenadres. Als het bedrijf van de ontvanger bijvoorbeeld in Seattle is, zou het adres aan de binnenkant 'Seattle, Washington 98101' zijn.
Veelgebruikte afkortingen
Een postscript, dat een extra verklaring is na het sluiten van een brief, wordt altijd weergegeven met de afkorting "P.S." Als u samen met uw brief extra documenten opneemt, is het acceptabel om ze aan te geven door "Bijlagen" te schrijven, gevolgd door het aantal documenten of door "Enc." onder je handtekening. RSVP is een acceptabele afkorting wanneer u de ontvanger verzoekt om op uw brief te reageren.
Onderwerpen en typisten
Het onderwerp van een zakelijke brief kan worden aangegeven onder de datum met de afkorting "Re" voor "Betreffende", gevolgd door een korte verklaring van het onderwerp. Als een brief is ondertekend namens iemand anders, wordt de afkorting 'p.p.' mag gebruikt worden. Als een secretaresse bijvoorbeeld een brief schrijft namens haar werkgever, kan de typiste de brief ondertekenen en haar handtekening vergezellen met "p.p." en voeg hieronder de naam van haar werkgever toe. De "p.p." staat voor de Latijnse uitdrukking "per procurationem." De afkorting "cc" staat traditioneel voor "carbon copy", maar kan ook "courtesy copy" betekenen. In beide gevallen geeft dit aan dat er meerdere exemplaren van een brief zijn verzonden en worden de personen genoemd naar wie deze exemplaren zijn verzonden.
