Zakelijke brieven zijn een belangrijke vorm van communicatie, ongeacht in welk land je werkt, maar Japan heeft van het oefenen van het schrijven van een zakelijke brief een kunstvorm gemaakt. Het schrijven van een brief in de Japanse zakenwereld zonder een duidelijk begrip te hebben van het culturele protocol kan uw relatie met het betreffende bedrijf onbedoeld compliceren. Een duidelijk geschreven brief die een gevoeligheid voor andere culturen weergeeft, is een uiting van uw inspanningen en uw bedrijf.
Reacties openen
Openingscommentaren zijn erg belangrijk en gaan verder dan de "Geachte heer / mevrouw" -opening die we in Amerika gebruiken. Over het algemeen is de meest beleefde begroetingsvorm "Haikei", equivalent aan "Beste" maar in een veel meer formele omgeving. Afhankelijk van de status van de persoon naar wie je schrijft, is het gepast om de -san of -sama achtervoegsel te gebruiken, hoewel de laatste alleen zou moeten worden gebruikt als je zeer respectvol bent tegenover de ontvanger. Een iets minder formele begroeting is "Zenryaku" (vertaald "zonder een openingscommentaar"), maar dit wordt alleen gebruikt wanneer de brief erg kort zal zijn en als een verontschuldiging wordt behandeld voor kortheid.
Opmerkingen sluiten
Slotopmerkingen zijn natuurlijk net zo belangrijk als de openingscommentaar. Het vaak gepaarde woord met "Haikei" is "Keigu", wat zich ongeveer vertaalt in het Engels "met vriendelijke groeten". Vrouwen zullen soms "Kashiko" gebruiken, omdat het formeler is. Het woord in combinatie met "Zenryaku" is "Sousou".
Keigo Speech
De Japanse taal heeft verschillende uitgangen voor hoofdwoorden, elk afhankelijk van de situatie en met wie u spreekt. Aziatische talen zijn uniek van hun westerse tegenhangers in het gebruik van keigo, of eretitel, om respect voor de andere partij uit te drukken. In deze gevallen verschillen de woorduitgangen, zoals het gebruik van de -desu-ending in plaats van de meer casual -da. Zakelijke briefetiquette dicteert dat u de hoogste, meest beleefde vorm die mogelijk is in een bepaalde situatie probeert te gebruiken uit respect voor de ontvanger.
Stock Phrases
Stock-zinnen worden over het algemeen vermeden in Amerika, maar in Japan worden ze eigenlijk verwacht. Iets als zeggen "Hoe gaat het met u?" Klinkt misschien als een slecht idee op een zakelijke brief, maar zelfs als u schrijft aan de VV van marketing in een groot bedrijf, wordt het vragen om de gezondheid of familie van de ontvanger als een beleefd en attent beschouwd gebaar. Vergeet niet om de beleefde taalvorm te allen tijde te gebruiken, zelfs als het over het weer gaat.
Meshi
Een meshi is een Japans visitekaartje en iets dat lijkt op een ereplaat in de wereld van de Japanse salarisman. Een volledig ritueel volgt daarop waarbij de kaart met beide handen wordt ontvangen en de ontvanger wordt geacht de kaart te allen tijde tijdens de vergadering op tafel te houden. In een zakelijke brief, als u de ontvanger nog nooit eerder hebt ontmoet, is het hoffelijkheid om een meshi met de letter op te nemen. Dit is niet nodig als u eerder de ontvanger van de brief hebt ontmoet.
