Uw bedrijf is uitgebreid en u hebt nu klanten en zakelijke relaties over de hele wereld. Lees voordat u begint met het verzenden van internationale zakelijke brieven meer over de betreffende etiquette. Wanneer u deze op de juiste manier schrijft, zijn uw zakelijke brieven gemakkelijk leesbaar en zullen ze niet onbedoeld zakelijke relaties van andere landen beledigen.
Juiste letterformaat
Hoewel je wel een aantal opties hebt voor de opmaak van je brief, wordt het blokformaat meestal gebruikt voor bedrijfsbrieven, volgens het Purdue Writing Lab. Blokindeling houdt alle regels van de zakelijke brief links-verantwoord met een volledige lege regel ruimte tussen elke alinea.
Elementen van een zakelijke brief
Gebruik professionele structuur voor uw internationale zakelijke brief. Typ uw adres bovenaan de pagina, gevolgd door de datum. Typ hieronder het volledige adres van de medewerker aan wie u de brief stuurt. Vermijd het gebruik van "schat" als uw aanhef en typ in plaats daarvan de volledige naam van de medewerker. Voor de inhoud van de brief bieden drie afzonderlijke paragrafen de beste leesbaarheid. Beëindig de brief met een professionele afsluiting, zoals 'oprecht' of 'dank u', gevolgd door uw volledige naam.
Colloquialisms and Slang
Vermijd alledaagse taalgebruik en jargon in uw brief. Hoewel iemand in uw regio mogelijk uw woord- en zinsdeelkeuzes begrijpt, is dat niet het geval voor een ontvanger van een internationale zakelijke brief. Zelfs als u uw brief naar een Engels-sprekend land verzendt, kent de ontvanger mogelijk geen uitdrukkingen als "like nobody's business" of "hair of the dog." Om ervoor te zorgen dat de ontvanger uw brief begrijpt en niet onbedoeld beledigd is, leest u door en verwijdert u alle slangvoorwaarden.
Taalkeuze
Er is een kans dat u uw brief in een andere taal moet schrijven. Als je de taal van je ontvanger niet vloeiend spreekt, schakel dan de hulp in van iemand die dat wel is. Laat haar uw brief lezen en eventuele fouten corrigeren. Niet alleen wil je professioneel klinken in je brief, je wilt ook voorkomen dat je de ontvanger beledigt door per ongeluk een aanstootgevend woord te gebruiken.
Houd het professioneel
Hoewel het acceptabel is om een regel van je eerste body-alinea te reserveren voor beleefdheden, zoals vragen over het gezin van de ontvanger, kun je het beste de rest van de brief professioneel houden. Ga naar de letter van de brief en vermijd het te persoonlijk te worden.
Internationaal zakelijk jargon
Gebruik internationaal zakelijk jargon bij het schrijven van uw brief om ervoor te zorgen dat de ontvanger alles begrijpt wat u voorstelt. Woorden als 'exporteren', 'subsidie', 'polycentrische personeelsbezetting' en 'blootstelling aan vertalingen' worden allemaal internationaal begrepen. Raadpleeg een internationale woordenlijst voor bedrijven, zoals de Global Edge-woordenlijst van internationale zakelijke voorwaarden of de Wall Street Journal-woordenlijst voor internationaal zakendoen (zie bronnen).
