Het hosten van een zakelijke bijeenkomst voor Japanners is vrijwel hetzelfde als bij elke andere zakelijke bijeenkomst: verwijs deelnemers naar hun laatste (familie) naam (en als u in het Japans spreekt, volg dan de achternaam met de eervolle -san); deelnemers ruim van tevoren informeren over de starttijd; bieden een keuze aan koffie, thee of water; op tijd beginnen; onderbreek geen mensen wanneer zij spreken; blijf op onderwerp; vermijd het gebruik van humor; en wees voorbereid op directe, persoonlijke vragen.
Voorbereiding
Stel alle deelnemers van de starttijd zo vroeg mogelijk op de hoogte en zorg ervoor dat iedereen - zowel Japans als niet-Japans - begrijpt dat de vergadering op dit moment begint. De Japanse cultuur hecht veel belang aan aandacht voor anderen en stiptheid is een teken van respect.
Kies indien mogelijk een rustige locatie. Veel Japanners spreken Engels of hebben Engels gestudeerd, maar achtergrondgeluiden kunnen het moeilijk maken om gesprekken te volgen. De vergadering op een rustige locatie houden, zorgt voor een comfortabele luisteromgeving.
Geef een keuze aan dranken. In tegenstelling tot populaire stereotypen drinken niet alle Japanners Japanse thee, vooral niet op zakelijke bijeenkomsten met niet-Japanse personen. Het is het beste om, indien mogelijk, deelnemers de keuze te bieden uit koffie, thee, Japanse thee en water.
Zorg dat er voldoende tafelruimte is voor mensen om papieren te leggen en, indien nodig, een elektronisch woordenboek. Nogmaals, veel Japanners spreken Engels, maar ze willen misschien van tijd tot tijd de betekenis controleren van onbekende of onbekende woorden die tijdens de vergadering werden gebruikt.
Wacht voordat de vergadering begint, zodat mensen visitekaartjes kunnen uitwisselen en zichzelf informeel aan elkaar kunnen voorstellen. Het uitwisselen van visitekaartjes is een belangrijke en verplichte handeling voor Japanse zakenmensen.
De vergadering starten
Signaal dat de vergadering start, zodat mensen zichzelf kunnen organiseren en voorbereiden.
Introduceer de deelnemers. Als u de vergadering in het Japans leidt, gebruikt u de Japanse introductietype: eerst organisatie, achternaam tweede gevolgd door "-san." voornaam laatst. Je kunt ervoor kiezen om de deelnemers zichzelf te laten voorstellen; dit is perfect aanvaardbaar, en als het in het Engels is, kan de Japanse persoon de uitdaging aangaan om zijn Engels talent voor de groep te tonen.
Bepaal het doel en de doelen van de vergadering. Dit had van tevoren moeten worden aangekondigd, maar het zal mensen helpen als ze eraan worden herinnerd. Logeren op onderwerp is een teken van aandacht in Japan.
De vergadering leiden
Onderbreek geen personen wanneer zij spreken. Sta sprekers toe tijd om hun punt te maken. In Japan hebben mensen de neiging om punten uit te leggen door eerst redenen te geven en vervolgens het punt te vermelden, terwijl mensen in westerse culturen eerst het punt aangeven en vervolgens redenen geven. Deze verschillende communicatiestijl kan een bron van ongeduld zijn van westerlingen en kan het beste worden behandeld door niet te onderbreken.
Blijf op het onderwerp. Houd schiften of anekdotes bij voor het einde of de vergadering.
Vermijd het gebruik van humor. Hoewel de Japanse cultuur aan het veranderen is en humor in Japan vrij gebruikelijk is, is het nog steeds het beste om humor in zakelijke bijeenkomsten te vermijden. Humor kan een teken zijn van vriendschap voor Amerikanen, maar voor Japanse zakenmensen kan het een teken van onvolwassenheid zijn en loopt het risico om de taal- of cultuurbarrière niet te doorbreken.
Wees voorbereid op directe vragen. De website "Buitenlandse vertalingen" waarschuwt de lezers dat Japanse mensen de neiging hebben om direct in hun vragen te zijn wanneer ze nieuwe mensen leren kennen (zie referentie 1). Vragen zoals "Hoeveel geld verdien je?" "Ben je vrijgezel?" of "Hoe oud ben je?" kan gebeuren. Als u niet op uw gemak bent met het beantwoorden van dergelijke vragen, zoek dan een beleefde manier om de vraag af te bakenen en laat u niet beledigen.
